Hvilke elementer skal inkluderes i dokumentation af en medarbejder til opsigelse?

Uden grundig dokumentation kan et firma få tabellerne slået til sig selv af en utilfreds ex-medarbejder, der er lovligt og med rette afbrudt. Resultatet kan være en dyr retssag oplevelse. Ved objektiv dokumentation af hændelser kan dårlige resultater og samtaler med en medarbejder medvirke til at skabe troværdighed og støtte dine krav, når det kommer tid til at opsige en arbejdstager.

Datoer

Når en hændelse eller en samtale opstår mellem dig og en problemmedarbejder, er det vigtigt at dokumentere den dato, hvor den opstod. Inklusiv datoer for sådanne kan hjælpe dig med at isolere hver begivenhed og oprette eventuelle mønstre, du bemærker, når du udarbejder dokumentationen for en ansattes opsigelse. Dokumentation af begivenheder vil også vise, at beslutningen om at opsige en medarbejder ikke skete uden en fortegnelse over tidligere hændelser.

Overtrædelser

I en artikel for Society Human Resource Management skriver H. Ann Liroff, at du skal dokumentere alle medarbejders overtrædelser i en medarbejders personalepapir, som de forekommer. Overtrædelser skal svare til virksomhedens politik og procedurehåndbog og kan omfatte dårlig ydeevne, kontraktbrud, ulovlige handlinger, uetisk adfærd, lav produktivitet, fravær, tardiness, insubordination, usikre praksis og forstyrrende opførsel. Når du dokumenterer en overtrædelse, skal du i givet fald inkludere det sprog, den medarbejder har brugt, hvordan ulykken påvirker medarbejderens opgaver og hvordan det påvirker afdelingen eller virksomheden som helhed. Brug de noter, du skrev i en medarbejders personalepapir til at oprette en liste over overtrædelser og deres datoer i afslutningsdokumenter.

Samtaler og evalueringer

Når du dokumenterer en overtrædelse, skal du inkludere noter vedrørende de handlinger du har taget eller samtaler, du havde med medarbejderen. Detaljerede samtaler du havde med medarbejderen om funktionsmangler, deres konsekvenser samt realistiske retningslinjer og frister du satte for forbedring. Sådanne noter hjælper med at håndhæve begrundede disciplinære foranstaltninger eller en opsigelse. At gøre en medarbejder opmærksom på sådan dokumentation gør også hende opmærksom på negative konsekvenser.

Evalueringer

Udover samtaler blev der udarbejdet dokumentation af medarbejderevalueringer, møder, der fandt sted for at vurdere medarbejdernes fremskridt hen imod etablerede mål og medarbejdernes deltagelsesniveau i hele processen. Det er en god ide at udstede advarsler skriftligt, og få problemet medarbejderen til at underskrive et dokument, der anerkender kvitteringen for dokumentet. Denne bekræftelse kan hjælpe med at understøtte, at medarbejderen fik en advarsel og blev gjort opmærksom på mulige konsekvenser. Medtag oplysninger om samtaler, evalueringer og advarsler i et ansattes opsigelsesdokument.

Disciplinære tiltag

Vær altid opmærksom på disciplinære handlinger udleveret til en medarbejder i personaledokumenterne og opsigelsesdokumenterne. Disciplinære handlinger kan omfatte en nedtur, forsøg eller suspension. Medtag resultatet af eventuelle disciplinære handlinger i dine noter.