Sådan skriver du en virksomheds flytende notat

Din virksomhed bevæger sig, og nu skal du sprede ordet til dine medarbejdere. At skrive et notat er en god måde at kommunikere med denne nyhedsbulletin, så længe du lægger det rigtige "ansigt" på beskeden. Med andre ord, selvom du flytter fra store kvarterer til en lille suite, er dit job at kommunikere positivitet og optimisme for fremtiden. Dette er ikke at sige, at du bør fudge fakta; det kan skade din troværdighed. Men husk på, at medarbejdere har en tendens til at læse virksomhedsdokumenterne meget omhyggeligt, hvis de ikke undersøger dem, så vær sikker på at dit notat er faktuelt, informativt og også optimistisk.

1.

Vælg en læsbar og professionel skrifttype til dit notat, såsom Arial, Verdana eller Times New Roman.

2.

Skriv den firedelte overskrift i dit notat: "Til:" "Fra" "Dato" og "Emne" hver på en separat linje. Da oplysningerne heri uden tvivl påvirker alle medarbejdere, skrives "Alle medarbejdere" efter "Til" -linjen.

3.

Forbered dig på at skrive højst et fire-afsnit memo. Noter bør som regel ikke være mere end en side. Tilsæt første afsnit til en introduktion af emnet: selve bevægelsen. Du kan f.eks. Sige: "Som du måske ved, har ABC været interesseret i at flytte til et mindre kontorlokal i nogen tid, især da nedgangen i økonomien har opfordret os til at finde en måde at reducere driftsomkostningerne på."

4.

Overdrage andet afsnit til oplysninger om flytningen, at foregribe de detaljer, som medarbejderne er mest tilbøjelige til at være interesseret i, og dem der vil påvirke deres arbejdsliv mest. Du kan f.eks. Sige: "Vi er glade for at rapportere, at vi har fundet en række kontorer på 123 Commerce Blvd., der ligger kun tre blokke fra vores bygning. Vi regner med, at flytningen vil blive gennemført i faser, der begynder 1. juli. Det skal være afsluttet senest den 31. juli. Vi arbejder i øjeblikket alvorligt på en flytende tidsplan og vil hurtigt oplyse dig om det, når detaljerne er afsluttet. "

5.

Invitere medarbejdere til at se den nye kontorsuite, hvis det er muligt. Denne gestus bør gå langt mod at mildne frygt og folks naturlige angst for forandring. I notatets tredje afsnit kan du for eksempel sige: "I mellemtiden opfordrer vi dig til at deltage i en af ​​en række åbent hus festligheder på de nye kontorer, som afholdes fredag ​​den 22. juni og fredag, 29, fra 5 til 8 pm Forretter, læskedrikke og øl og vin vil blive serveret. "

6.

Luk notatet på en positiv fremadrettende note, og minde medarbejderne underligt om, at denne ændring er en, der ikke kan forhandles: "Vi er klar over, at forandring kan være svært, og at medarbejderne har dannet vedhæftede filer til deres arbejdsplads. Dette kan forventes. Vi er dog overbeviste om, at denne omkostningsbesparende foranstaltning forhindrer os i at gøre mere alvorlige nedskæringer, som f.eks. Tjenester og personale. Derfor er jeg overbevist om, at denne ændring vil signalere begyndelsen af ​​et nyt og levende kapitel for selskabets ABC og sikre den langsigtede sikkerhed for sine dedikerede og værdsatte medarbejdere. "

7.

Skriv dine initialer efter linjen "Fra"; Noter indeholder normalt ikke en fuld underskrift.

8.

Søg efter godkendelse af dit notat fra de rette myndigheder. I det mindste spørg en betroet kollega til at gennemgå dit notat til indhold og tone og stavning og grammatik.

9.

Distribuere notatet gennem de sædvanlige virksomhedskanaler. Nogle virksomheder sender notater på steder, hvor medarbejderne mødes, som f.eks. Frokostrummet. Fordi dette notat indeholder sådanne vigtige oplysninger, kan du også ønske at lægge en kopi i hver medarbejders postkasse eller lønseddel også.

Tips

• Det er sikkert at antage, at din meddelelse ikke kommer som et chok for medarbejderne. Tross alt er medarbejdere hos mange virksomheder tilbøjelige til at sladre og sprede information, både præcise og unøjagtige. Dette er en anden grund til, at det påhviler dig at sætte et positivt "spin" på meddelelsen.
• Sørg for at holde de løfter du laver i dit notat, for eksempel at holde medarbejderne opdaterede på at flytte detaljer.
• Hvis dit budget tillader, udskriver og distribuerer "ABC Company on the Move" T-shirts til medarbejdere. Det er godt public relations og vil medvirke til at skabe spænding på farten.