Nødkommunikationsprocedurer

Uanset om en nødsituation kun påvirker din virksomhed eller hele landet, skal du indføre kommunikationsprocedurer, der giver dig mulighed for at nå de personer, du skal kontakte. Dine procedurer skal gøre det muligt for dig at verificere med medarbejdere og partnere, hvordan nødsituationen har påvirket dem og give dem de oplysninger, de har brug for til at hjælpe dig med at genoptage operationer. Klare procedurer hjælper med at gøre dit nødsituation effektivt og sikre, at hver enkelt medarbejder er bekendt med deres ansvar i tilfælde af en nødsituation.

Udpege operationelle roller

Nøglefunktionerne til nødkommunikation er en nødsituation og kommunikationen med de berørte personer. I dine procedurer skal du udpege en hovedkontakt, der erklærer nødsituationen og personer, der er ansvarlige for at kommunikere med medarbejdergrupper, kunder, leverandører, myndigheder og offentligheden. Hver rolle skal have en primær kandidat og en liste over suppleanter. Alternativernes rolle er at kontrollere, om hovedpersonen eller den alternative foran dem på listen er i stand til at udføre den nødvendige funktion. I modsat fald skal den suppleant overtage.

Angiv hvem du skal kontakte

Når de ansvarlige har meddelt en nødsituation, skal de udpegede kommunikationsmedarbejdere kontakte deres mål. Kontaktpersoner, kunder og leverandører skal have alle kontaktoplysninger, herunder alternative telefonnumre og e-mailadresser. De, der kontakter myndighederne, skal have telefonnumrene til de relevante beredskabstjenester, politiets og regeringsrepræsentanterne. De, der kontakter offentligheden, skal kunne ringe til pressekonferencer, hvis det er relevant, og skal have kontaktoplysninger for lokale medier. Dine procedurer skal indeholde detaljer om, hvordan du opbevarer disse oplysninger, opdaterer den og gør den tilgængelig for de medarbejdere, der har brug for den.

Detaljeudstyr og kommunikationsmetoder

Ud over at vide, hvem du skal kontakte, skal dine procedurer give de udpegede medarbejdere vejledning om, hvordan man indleder kommunikation. Land linjer er pålidelige for de ansatte, der har dem og for myndighederne og medierne. Alternativer omfatter mobiltelefonopkald, e-mail og tekstbeskeder. Sidstnævnte går undertiden dog, når det mobile talesystem er overbelastet. Du kan nå nogle medarbejdere via meddelelser på sociale netværk. Målet er at etablere kontakt med hver medarbejder og målrette og opbevare optegnelser over opkaldene og alle indhentede oplysninger.

Liste hvilke oplysninger du skal kommunikere

Dine nødkommunikationsprocedurer skal angive, hvad der skal meddeles. For medarbejdere, kunder og leverandører har du brug for detaljer om deres situation, og du skal informere dem om, hvad virksomheden gør. Hvis du opsætter operationer på en anden sted, skal du give dem oplysningerne. For myndighederne er målet at informere dem om virksomhedens situation og om du har brug for hjælp. For medierne informerer de om, hvad du gør, og hvad der er sket, medvirker til at holde offentligheden informeret og kan hjælpe med til at nå medarbejdere, ellers afskåret.