Sådan håndteres beredskabsplanlægning

Din lille virksomhed har brug for en plan for ikke kun hvad man skal gøre for at beskytte medarbejderne i tilfælde af en katastrofe, men også hvordan man får din virksomhed i gang hurtigst muligt. Faktisk kræver mange långivere virksomheder at have en beredskabsplan, før de vil låne penge. Start din planlægningsproces ved at overveje vigtige beslutninger, du skal gøre længe før en katastrofe som brand, eksplosion eller terrorisme rammer.

1.

Opsæt en beredskabsplanlægningskomité. Det kan være for nemt at afsætte planlægning til en katastrofe til fordel for mere presserende forhold, så du bør nedsætte et udvalg, der skal behandle sagen. Dette udvalg bør have en frist for at lave en plan for, hvad man skal gøre under og efter en katastrofe. Opret en regelmæssig mødeplan og gør det klart, at du forventer, at projektet udføres inden for fristen.

2.

Anmode om planer for timerne efter en katastrofe. Medlemmerne skal etablere et mødested for lokaler for medarbejdere og udarbejde en klar kommandokæde. Planen skal indeholde nødnumre til de første respondenter, lokaliteter i nærliggende hospitaler og procedurer for at få førstehjælpsudstyr og forsyninger.

3.

Planlæg en til tre dage efter katastrofen. Planlægningsudvalget skal detaljere planer om at få virksomheden i gang. Dette bør midlertidigt omfatte planer for alternative lokaler samt midlertidigt udstyr, f.eks. Computere og kopimaskiner. Udvalget bør etablere en metode til at opnå telefontjeneste og bør forklare, hvordan medarbejdere kunne arbejde hjemmefra eller andre fjerntliggende steder på vigtige opgaver.

4.

Giv detaljer for måneder efter en katastrofe. Månederne efter en katastrofe bør bruges til at genoprette virksomheden til fuld drift. Udvalget skal udarbejde en plan for sikring af permanente kvartaler, hvis de oprindelige lokaler destrueres; opnåelse af faste telefonlinjer, herunder de originale telefonnumre indgivelse af forsikringskrav og opnå finansiering af udskiftningsudstyr, indtil forsikringsbetalingen er indsamlet. Udvalget bør fortælle, at planen vil ende med fuld restaurering af virksomhedens drift.

5.

Anmode udvalget om at rapportere i hele planlægningsprocessen. Hver fase af en beredskabsplan er tydelig, så udvalget skal rapportere til dig, da hvert trin er afsluttet. Dette vil give dig mulighed for at gennemgå udvalgets strategier og kontrollere, at de gør acceptable fremskridt i retning af at opfylde fristen.

Tip

• Du kan finde en række gratis skabeloner online, som din planlægningskomité kan bruge til at afslutte beredskabsplanen.

Advarsel

• Manglende udarbejdelse af en beredskabsplan kan betyde, at din virksomhed vil gå i fare i tilfælde af katastrofe.