Sådan modtager du kvitteringer for små virksomheder

Hvis du af en anden grund ikke behøver at indsende dine kvitteringer på en ordnet måde for at tage nogle af panikerne ud af skatteforberedelsestiden. Det hjælper også med at vide, hvad du har brugt efter kategori, så du kan vurdere, om du er på budget eller ej. Et arkivsystem til en lille virksomhed tager kun et par minutter at oprette og begrænsede forsyninger: Du skal bruge mapper, filer, en pen og et arkivskab.

Kom i gang

Indtast kvitteringerne, når de kommer i stedet for at vente på at gøre en måneds værd af kvitteringer på én gang. Hvis formålet med kvitteringen ikke er indlysende, skriv ned hvad der var for, så snart du modtager det. For eksempel, hvis det er en forretningslunch, skriv ned kundens navn og forretningsformål med frokosten - f.eks. Et salgsopkald.

Sorter efter type udgift

Adskil kvitteringerne efter type udgift. For eksempel går alle kvitteringer fra kontorartikler i en bunke, alle telekommunikationsudgifter i en anden. De fleste regnskabssystemer giver dig en række konti med koder. Du kan også tilføje dine egne koder og konti. Når du indtaster regningen i regnskabssystemet, skal du skrive koden på kvitteringen. På den måde ved du, at den er indtastet.

Mapper og filer

Mapper går ind i filerne, og filerne hænger på indersiden af arkivskabet. Mærk filerne med typen af udgifter, som f.eks. Telekommunikation. Mærk hver mappe i filen med delmængden af udgiften, f.eks. Internetadgang, mobiltelefon, tablet eller fastnet og året.

Kronologisk

Sæt kvitteringen i den korrekte mappe i kronologisk rækkefølge, enten med de seneste udgifter i forsiden af mappen eller i ryggen. Det betyder ikke noget, så længe du er konsistent på tværs af alle mapper. Sæt mapperne i den rigtige fil.

Kuverter

Hvis din virksomhed er meget lille, eller hvis du ikke har mange kvitteringer, skal du bruge en konvolut for hver type udgift i stedet for filer og mapper. Opbevar kvitteringerne i kronologisk rækkefølge i hver konvolut. Sæt konvolutterne i en accordeonfil.

Årsafslutning

I slutningen af året skal du fjerne mapperne fra filerne og opbevare dem på et sikkert sted. Du skal bruge kvitteringerne, hvis Internal Revenue Service beslutter at revidere din virksomhed. Opsæt nye filer og mapper til det nye år.