Gode ​​spørgsmål at stille på en Executive Assistant Interview

Den rigtige eksekutivassistent kan være et uvurderligt aktiv for en travl professionel. En person i denne stilling forvalter typisk en tidsplan, fungerer som gatekeeper på telefonen og personligt og hjælper med at styre bestyrelser og frivillige grupper. En eksekutiv assistent tager også minutter på møder, fører tilsyn med virksomhedernes korrespondance og præsentationer og håndterer kontorlige opgaver. At finde den rigtige person til dette job er en vigtig opgave. At stille de rigtige spørgsmål under et interview vil hjælpe med at afgøre, om en leder og hans potentielle assistent vil være en god pasform.

Personlighedskarakterisering

Spørg jobkandidaten, hvordan hun ville karakterisere sin personlighed. Er hun udadvendt og i stand til at påtage sig ansvar og tage ansvar for situationer, eller er hun genert og reticent? Dette spørgsmål vil hjælpe dig med at forstå, om kandidaten er en go-getter, som vil være på toppen af ​​enhver situation eller en stille men effektiv person, der er bedre til at følge specifikke direktiver.

Kommunikationsegenskaber

Executive assistenter skal administrere andre mennesker på vegne af deres chefer. Dette kan betyde at vende væk en vred medarbejder, der beskæftiger sig med en irate kunde eller fielding en klage fra en sælger. Spørg jobmuligheder, hvordan de håndterer vanskelige mennesker. Bliver de vred på sig selv, eller har de evnen til roligt at diffunde en situation? Dette spørgsmål vil hjælpe dig med at vurdere, hvordan en potentiel eksekutiv assistent vil interagere med andre.

Telefon færdigheder

Executive assistenter typisk telefonopkald til deres chefer. Spørg jobkandidater, hvor behagelige de er med multi-line telefon- og telefonsvarer systemer, oprette konferenceopkald og overføre mellem afdelinger. Dette giver dig en bedre forståelse af kandidatens tekniske evner.

Organisation

Bed alle udsigter om at definere deres organisatoriske processer. Opretter de lister og arbejde fra de højeste til laveste prioriterede poster? Hvordan organiserer de arkiveringssystemer, computerfiler og papirarbejde? At stille disse spørgsmål vil give dig en bedre ide ikke kun om en potentiel jobkandidats færdigheder, men også om den mentale proces, der går ud på at skabe sine organisationssystemer.

Computer Savvy

Dagens eksekutivassistent skal være meget computerlært at være effektiv i sin rolle. I stedet for at spørge kandidater, hvis de har gode computerfærdigheder, bede dem om at definere deres specifikke computer viden, herunder operativsystemer, programmer, applikationer og viden og brug af sociale medier værktøjer.

Mundane Opgaver

Spørg jobkandidater, hvordan de føler sig ved at udføre dagligdags opgaver. Executive assistenter bliver ofte bedt om at tage frokostordrer, levere kaffe, afhente og aflevere materialer, vælge selskabsgaver, lave rejsearrangementer og skrive taknoter. Spørg potentielle kandidater, hvis nogen af ​​disse eller andre gældende opgaver er acceptable for dem som en del af deres jobbeskrivelse.

Tidligere og nutidige

Spørg om, hvorfor den interviewede forlod sit tidligere job og hvorfor han tiltrækkes til den nuværende position. Dette vil hjælpe dig med at forstå, hvilke faktorer der førte til, at han forlod et tidligere job samt få indsigt i, hvad han kan lide om din virksomhed.