Sådan dokumenterer du en dårlig præstationsvurdering

Når medarbejderne udfører dårligt, kan det påvirke alt fra virksomhedens bundlinje til kontor moral. Derfor er det vigtigt for ledere at straks tage fat på dårlig medarbejders ydeevne og udvikle strategier til forbedring. Bare at fortælle en medarbejder at gøre det bedre er dog ikke tilstrækkeligt, især når han ikke forbedrer sig, og man skal opsige sin beskæftigelse. Korrekt skriftlig dokumentation af præstationsproblemerne og de skridt, du har truffet for at hjælpe en medarbejder med at forbedre, giver ikke kun dig en plan, men hjælper også med at beskytte dig, hvis en fyret medarbejder træffer retlige forholdsregler mod virksomheden.

1.

Indsamle bevis for medarbejderens underpræstationer. Salgstal, kunde- eller kundeanmeldelser og kommentarer eller eksempler på dårlig arbejde støtter dine påstande om dårlig ydeevne og tjener som bevis i tilfælde af tvist.

2.

Planlæg et møde med den underpresteende medarbejder. Under mødet afklarer du dine forventninger, fortæller hende, hvordan hun ikke opfylder disse forventninger og hvordan hun kan forbedre.

3.

Tillad medarbejderen at forklare sin dårlige ydeevne. Hvis der er væsentlige følelsesmæssige eller personlige problemer, der påvirker hans arbejde, skal du, hvis det er relevant, give oplysninger om virksomhedens medarbejderhjælpeprogram. Dokument medarbejderens svar i dine noter.

4.

Udvikle en præstationsforbedringsplan. Planen skal omfatte handlinger til forbedring, en frist for demonstreret forbedring og en oversigt over konsekvenserne for manglende opfyldelse af planens mål. Skriv planen og bede medarbejderen om at underskrive også, hvilket indikerer at hun vil tage de handlinger, der er skitseret i dokumentet.

5.

Skriv et notat baseret på møde notaterne. Rapporten skal fremhæve punkterne i din diskussion og bør skitsere de skridt, som medarbejderen kan tage for at forbedre. Bed medarbejderen om at underskrive og dato notatet, der angiver kvittering for rapporten.

6.

Tilføj noterne, præstationsforbedringsplanen og præstationsanmeldelsesnotatet til medarbejderens personaledatabase. Mød regelmæssigt med ham for at overvåge hans forbedring eller træffe yderligere foranstaltninger efter behov.

Tips

• Inviter et medlem af HR, eller en anden leder, at sidde på mødet som vidne, hvis du forventer at medarbejderen bliver vred eller konfronterende.
• Fastsæt dine forventninger til ydeevne til medarbejderen så snart hun tilmelder sig virksomheden for at forhindre misforståelser og utilstrækkeligt arbejde.

Advarsel

• Tjek med din virksomheds personaleafdelingen inden du udsteder en dårlig evaluering for at bekræfte eventuelle firmapolitikker vedrørende anmeldelser og for at sikre, at du følger alle de nødvendige protokoller. Hvis din medarbejder f.eks. Er repræsenteret af en fagforening, skal du muligvis give besked til fagforeningsrepræsentanter for korrigerende handlinger og give kopier af din dokumentation.