Typer af Business Communications

Som virksomhedsleder ved du, at kommunikation er en vigtig del af virksomhedens succes. De metoder, du bruger til at kommunikere, omfatter personlige interaktioner, telefonsamtaler, tekstbeskeder og andre mere traditionelle former for skriftlig korrespondance. Der er forskellige typer forretningskommunikation til at overveje, der kan tilpasse din tone eller indhold.

Tip

• De fire grundlæggende typer forretningskommunikation er interne (opadgående), interne (nedadgående), interne (laterale) og eksterne.

Intern, opadgående kommunikation

Denne form for forretningskommunikation er noget, der kommer fra en underordnet en leder eller en person op over det organisatoriske hierarki. Ledere har brug for information til at strømme opad for at få en ægte puls på virksomhedens drift. Den meste kommunikation, der løber opad, er baseret på systematiske former, rapporter, undersøgelser, skabeloner og andre ressourcer, der hjælper medarbejderne med at give nødvendige og komplette oplysninger.

For eksempel kan en salgsrapport omfatte det samlede antal pladser sammen med det faktiske salg. Det kan også bede om tilbagemelding som et resumé af problemer eller succeser, som ledelsen gerne vil spore.

Intern, nedadgående kommunikation

Dette er enhver form for kommunikation, der kommer fra en overordnet til en eller flere underordnede . Kommunikation kan være i form af et brev, et notat eller et verbalt direktiv. Ledere bør holde kommunikationen professionel og klar med underordnede. For eksempel kan et notat om en ny operationsprocedure involvere sikkerhedskrav og nye regler. Der bør ikke være plads til fortolkning af sikkerhedskravene. Sproget bør kortfattet forklare, hvad der skal ske.

Intern, lateral kommunikation

Lateral kommunikation er tale, messaging og emailing blandt medarbejdere på kontoret . Dette kan være tværgående afdelinger eller bare interne afdelinger. Et eksempel på et scenario, der involverer tværkommunikationskommunikation, er, hvor opfyldelseslederen har et spørgsmål om en særlig ordre, og anmoder om præcisering fra salgsrepræsentanten via et mail- eller kontormeddelelsessystem. De i samme afdeling kan kommunikere for at give opdateringer om statusrapporter og koordinere tidsplaner. Medarbejdere bør altid opfordres til at kommunikere i en respektfuld og professionel tone, når de er på arbejde.

Ekstern kommunikation

Ekstern kommunikation er enhver kommunikation, der forlader kontoret og beskæftiger sig med kunder, udsigter, leverandører eller partnere. Det kan også involvere regulerende agenturer eller bykontorer. Salgspræsentationer eller marketingbreve skal være spændende for at skabe interesse fra kunden, men de skal også være faktuelt baserede. Når der svarer til eksterne enheder til partnerskaber eller andre forretningsadministrationsbehov, angiv formålet og være kortfattet i kommunikationen, hvad enten det er mundtligt eller skriftligt. Respekter folks tid ved at komme til det punkt og angive din anmodning.