Sådan dokumenterer du en projektplan

Projektplaner beskriver de nødvendige ressourcer til et projekt, omkostningerne i forbindelse med det og dets tidsplan. Mens projektledere overvejer al denne information under planlægningsprocessen, skal små virksomhedsejere udvikle et godt system til dokumentation af de forskellige aspekter af planen. Små virksomheder har typisk sammenhængende projektgrupper, der kommunikerer nemt uden detaljeret dokumentation, men for at fungere korrekt, projektkontrol og evaluering af projektets fremskridt kræver objektive dokumenter. Sådanne kontroller er især vigtige for små virksomheder på grund af begrænsede interne ressourcer. Effektiv projektkontrol baseret på nøjagtig dokumentation medfører reduceret risiko.

Omkostninger

1.

Identificer omkostningerne for projektet. Liste om omkostninger til materialer, udstyr, tjenester, tilladelser, arbejdskraft og projektstyring, hvor det er relevant. Tilføj eventuelle andre omkostningskategorier, der gælder for det pågældende projekt.

2.

Opret et arkivsystem med omkostningskategorier svarende til projektet. Identificer de vigtigste omkostninger, der tilhører kategorien. Find omkostningerne for hvert emne i projektplanerne og dokumenter dem ved at indtaste detaljerede omkostninger i arkiveringssystemet.

3.

Indtast opdaterede og faktiske omkostninger i systemet, da de bliver tilgængelige for hver vare. Indtast budpriser, købsordreomkostninger, fakturaer og endelige omkostninger som projektet skrider frem.

Ressourcer

1.

Identificer de nødvendige ressourcer til projektet fra projektplanerne. Kontroller omkostningerne arkivering system for at sikre, at du har de dækkede ressourceomkostninger. Angiv den type ressource, mængden der er nødvendig, og når du har brug for den.

2.

Match de nødvendige ressourcer med de tilgængelige fra din lille virksomhed eller leverandører. I ressourceoversigten tilføjes hvorfra du har til hensigt at levere ressourcen.

3.

Tildel medarbejdere til at dække ressourcebehovene, hvor det er muligt. Tilføj kontraktarbejdere, hvor det er nødvendigt. Tildel eksterne leverandører til arbejde, som du ikke kan gøre internt. Tildel materiel og udstyrsleverandører.

4.

Fra ressourcelisten opretter du en bemandingsplan, en materiel forsyningsplan og en udstyrsplan, der beskriver de respektive forsyninger. Opdater disse kategorier, da leverandørerne modtager kontrakter og ændringer af projektoplysninger. Hold øje med revisionerne for at opretholde komplet projektdokumentation.

Tidsplan

1.

Brug et programplanlægningsprogram til at dokumentere tidsplanen. Brug softwaren til at udarbejde et program evaluerings- og gennemgangsteknisk diagram. Indtast projektplanlægnings- og planlægningsdata fra projektplanen i PERT-diagramprogrammet i henhold til brugervejledningen.

2.

Optimer PERT diagrammet ved at ændre tidsplanen for at eliminere sløv tid, hvor tidspunkterne ikke viser nogen aktivitet. Brug PERT-softwaren til at identificere den kritiske vej.

3.

Udskriv den første version af PERT-diagrammet for at vise den oprindelige tidsplan. Angiv aktiviteterne på den kritiske vej som kræver særlig opmærksomhed, og sørg for at de er på rette spor. Når du har foretaget justeringer, skal du udskrive yderligere kopier af PERT-diagrammet for at afspejle projektændringer.

Fremskridt

1.

Indtast ressourcerne i PERT-programmet. Få softwaren til at beregne PERT-diagrammet for at sikre, at du har inkluderet tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre projektet på den oprindelige plan.

2.

Brug PERT-diagrammet til at spore fremskridt. Når hver opgave starter, skal du indtaste start og derefter procentdelen af ​​færdiggørelsen i programmet. Udskriv resultaterne regelmæssigt for at dokumentere fremskridtene.

3.

Kontroller fremskridt mod den oprindelige tidsplan og mod akkumulerende omkostninger for at sikre, at der ikke er store afvigelser. Spore fremskridt og omkostninger og dokumentation af procentdel af udfyldning og procentdel af det samlede budget brugt.