Fem it-funktioner i en organisation

Med computere og computernetværk har folk været i stand til at nå inden for et par årtier, hvad der ellers ville have taget os mange århundreder for at opnå. Folk har demokratiseret internettet, kraftigt forbedret kommunikation, øget vores evne til at designe og opfinde ved multipler og gøre livet lettere generelt. Nu bærer folk små computere deres lommer, der hjælper i næsten alle aspekter af livet, om det er at vække dem om morgenen eller at minde dem om vigtige begivenheder eller for at hjælpe os med at tænke og lære nye oplysninger.

Det kan hævdes, at de små computerenheder, som folk bærer rundt, er noget blevet en del af os. De er blevet som ekstra organer i vores kroppe, som arme eller ben. Måske kan vi tænke på dem som en slags forbedring på vores hjerne, så vi kan nå ting, vi tidligere aldrig havde forestillet os.

På samme måde er IT blevet et ekstra organ i enhver virksomhed, hvilket gør det muligt for virksomheden at opnå meget større ting, end det ellers kunne uden hjælp fra IT.

IT-afdelingen er en vigtig afdeling, der supplerer og supplerer de andre på mange måder. Og alligevel, hvis du ikke er meget veluddannet med teknologi, kan det hele virke lidt vagt, når du forsøger at tænke på, hvordan IT-afdelingen hjælper resten af ​​organisationen. Du ved helt sikkert, at denne afdeling er absolut vigtig. Hvad du ikke er sikker på, er bare hvad der gør det så vigtigt.

Der er mange funktioner i IKT. Men fem funktioner skiller sig ud som særligt afgørende.

Kommunikationsfunktionen

Kommunikation har altid været et vigtigt aspekt af forretningen, lige længe før informationsteknologi kom sammen. Men med fremkomsten af ​​computere og internettet er kommunikation blevet omdefineret. Som et resultat er kommunikation en af ​​de vigtigste it-roller i organisationen. Det har nu været muligt at kontakte nogen, uanset hvilken del af verden de er i. Når det kommer til erhvervslivet, er denne mulighed ret nyttig.

IT-afdelingen gør det muligt for organisationen at opnå kommunikation ved meget høje hastigheder gennem flere kanaler:

Email: Du kan nemt sende dine medarbejdere en email, når du skal kommunikere noget uden at skulle se dem personligt. Email er også en god kanal til at sende officiel kommunikation til klienter og efterlader et rent 'virtuelt' papirspor, som giver dig mulighed for at holde en stabil post af korrespondance.

Videokonferencer: Videokonference er en fantastisk måde at kommunikere med et fjernt hold på og samtidig kunne se dem. Det er lettere at have fjernmøder og endda samarbejde om et projekt sammen. Med videokonferencer kan du lige så godt være i samme rum.

Collaboration Software: Collaboration software gør det muligt for teams at arbejde sammen om projekter på en måde, der er både effektiv og hurtig. Med den rigtige samarbejdsoftware kan du reducere projekttider med op til halvdelen og gøre væk med unødvendige møder, da alt kan gøres i et virtuelt mødelokale.

Sociale medier: Sociale medier giver ikke blot dine medarbejdere mulighed for at holde sig ajour med de seneste industrioplysninger, men også en sjov måde at nedkaste og socialisere sig på.

Funktionen af ​​datastyring

Dette er en anden af ​​IT-afdelingens funktioner, der gør det uundværligt. Med den stigende kompleksitet i erhvervslivet kommer en stigende mængde data, som virksomheder skal håndtere. Disse data kommer også i flere dimensioner. En virksomhed vil se trafik i mange forskellige typer data, herunder tekstdata, lyddata og videodata, blandt andre.

For at styre disse data vil en virksomhed få brug for en it-afdeling til at køre noget, der hedder en database. Databasen vil gøre det muligt for virksomheden at gøre tre ting:

Opbevar data: Ved at sætte dataene i et lagret format, giver en database dig mulighed for at lagre store mængder data i et lille rum. Langt væk er de dage, hvor data skulle opbevares på papir og andre store medier. I en alder, hvor information er magt, hjælper det at være i stand til at holde meget af det bekvemt.

Administrer data: Data er ikke særlig nyttigt i sin oprindelige form, kendt som rå data. Det skal sorteres i en meningsfuld form, der kan betegnes meningsfuldt og bruges til at træffe beslutninger i virksomheden. IT-afdelingen giver de værktøjer, som disse data kan styres til, herunder analysere det og drage konklusioner fra det.

Adgangsdata: Uanset hvilken slags data din virksomhed skal gemme, er disse data værdifulde og skal styres, så kun de rigtige mennesker kan få adgang til det. IT-afdelingen giver de sikkerhedsforanstaltninger, der skal beskytte disse data og forhindre uautoriseret adgang til det.

Markedsføringens funktion

Markedsføring har været et kerneaspekt i virksomheden, så længe virksomhederne har eksisteret. Med stigningen af ​​computere og internettet bliver marketingkampagner i stigende grad digital. IT-afdelingen kan hjælpe med en virksomheds marketingfunktioner på mange måder:

Indholdsskabelse: Du kan oprette reklame og salgskopiering på en computer ved hjælp af tekstbehandlingssoftware. Du kan også oprette smukke grafiske annoncer ved hjælp af magtfulde computere med grafikfunktioner.

Online reklame: Sociale medier bliver stadig vigtigere for reklamer, og da det lever på internettet, hvilken bedre afdeling kan du hjælpe med din indsats end it-afdelingen? Ved at lancere marketing marketingkampagner i social media kan IT-afdelingen forbedre salget og øge omsætningen. Det kan også starte marketingkampagner til virksomheden på andre platforme, såsom Google AdWords.

E-handel: Når flere og flere virksomheder går online, er brugen af ​​computere blevet uvurderlig for, hvordan du driver din virksomhed og sælger dine produkter og tjenester. IT-afdelingen vil være medvirkende til behandling af ordrer foretaget på din onlinebutik.

Marketing Research: Med stigningen af ​​søgemaskiner er det nu muligt at foretage forskning online om forbrugertendenser og de mest rentable muligheder. IT-afdelingen kan også være medvirkende hertil.

Funktionen af ​​procesforbedring

Det kan vise sig at være ret vigtigt i forbedring af processer og effektivitet for at spare selskabets penge. En lille virksomhed kan spare på print og kopiering omkostninger ved at stole udelukkende på papirløs kommunikation. Samarbejds-software og videokonferencer ville spare på logistikomkostninger, som ville have været afholdt hver gang forskellige teams havde brug for at mødes og arbejde sammen. Det ville også spare på tid, da ikke meget tid ville blive spildt på transit.

Human Resources-afdelingen kan blive mere effektiv på grund af IT-afdelingen, da træningssessioner kan gøres online og kommunikation med medarbejdere kan ske uden behov for papir. Resultatet er massive besparelser på både tid og pris.

Funktionen af ​​Enterprise Resource Planning

Enterprise resource planning handler om at forbinde de forskellige funktioner i en organisation, såsom regnskab, menneskelige ressourcer, produktion og salg, ved hjælp af software systemer. Disse systemer kan hjælpe såvel i drift som strategisk beslutningstagning. For en mindre virksomhed betyder det reducerede kompleksitet, at disse systemer kan installeres et modul ad gangen og kan skaleres, når behovet opstår.