Filorganisationsteknikker

Der er mange fordele ved at opretholde et organiseret arkiveringssystem, og i erhvervslivet kan denne form for organisatorisk færdighed hjælpe dig med at øge produktiviteten og effektiviteten. Da filhåndteringssystemer tager mange former, er det vigtigt at komme med arkiveringsteknikker, som fungerer for dig og tjener deres tilsigtede formål.

Ved hvad du skal fil

Det er tid til at blive organiseret, så start med at gå gennem stakken af ​​filer på dit skrivebord og bestemme, hvad du skal fil. Sortering gennem dokumenter vil give dig en ide om, hvilke typer organisationsteknikker, der skal oprettes, baseret på hvilken slags oplysninger du skal arkivere. Opret underpæle i henhold til kategorier, som du bestemmer, f.eks. "Klientfiler", "finansieringsfiler" eller "marketingfiler." Når du sorterer gennem dine dokumenter, skal du sørge for at slippe af med de filer, du ikke længere har brug for, eller læg dem i virksomhedens arkiver.

Hvis du har brug for at organisere elektroniske filer, skal du udføre den samme aktivitet ved hjælp af de elektroniske dokumenter. Opret elektroniske undermapper og slip dine dokumenter i mappen afhængigt af hvilke slags filer de er. Flyt gamle og forældede dokumenter til din papirkurv.

Alfabetisk orden

Når du har færdiggjort alle dine underpæle, og du ved, hvad du skal arkivere, kan du finde ud af, hvordan du holder dokumenterne organiseret på en måde, der let giver dig adgang til oplysningerne. Ifølge Texas State Library og Archives Commission er alfabetiske arkiveringssystemer en af ​​de grundlæggende og mest foretrukne filorganisationsteknikker. Alfabetisk arkivering har at gøre med at organisere dine dokumenter i henhold til bogstaverne i alfabetet, og det kan ske i kopi eller elektronisk. Hvis du vælger at alfabetisere dine dokumenter, skal du arrangere filmapper, der er mærket fra A til Z og arkivere.

Kronologisk rækkefølge

Du kan bruge en kronologisk organisationsteknik til arkivering, som arrangerer filer i henhold til datoen eller datoernes rækkefølge. Entreprenørnetværket (en online ressource for iværksættere) anbefaler at bruge en kronologisk organisationsteknik, fordi det gør arkivering og adgang til registreringer mere bekvem. Denne type organisationssystem kan være særligt praktisk, når du fjerner filer fra møder. For hårde og elektroniske filer skal du oprette mapper, der er opdelt i uger, måneder, kvartaler eller år - afhængigt af dit behov.

Vedligeholdelse af processen

Det er nemt at lade disse papirer bunke op og op, men oprettelsen af ​​en arkiveringsproces vil være gavnlig. Når nye dokumenter lander på dit skrivebord, prøv at arkivere dem væk så hurtigt som muligt. Dette vil spare dig tid på vej fra at have et massivt arkiveringsprojekt. Hvis du ikke kan sende dokumenter straks, skal du sætte dem i en arkivbakke i samme rækkefølge, du har oprettet (alfabetisk eller kronologisk). Dette vil gøre din arkivering indsats, senere, være hurtigere.