Om effektive interne kontrolteknikker i erhvervslivet

Enhver virksomhed, der ansætter medarbejdere, løber risikoen for svigagtig aktivitet. Venstre ukontrolleret, svig kan have en stor negativ indvirkning på din virksomheds bundlinje. I nogle tilfælde kan en betroet medarbejder, som har let adgang til en virksomheds økonomi, misbruge sin myndighed ved at stjæle selskabsmidler. En række interne kontrolteknikker kan bidrage til at forhindre ubehag.

Roltsegregation

Ifølge National Association of Veterans Research and Education Foundations er en af ​​de vigtigste interne kontrolproblemer i erhvervsfinansieringen en rolleinddeling. Når det er muligt, spredes funktioner som bogføring, lagerstyring og lønstyring blandt flere medarbejdere i stedet for at overdrage dem til en enkeltperson. Hvis din virksomhed kun har en håndfuld medarbejdere, skal du muligvis blive stærkt involveret i disse områder selv.

Etiske regler

Hvis du ikke allerede har en, skal du udvikle en skriftlig etisk kodeks for at sikre, at dine medarbejdere kender grænserne for, hvad der anses for acceptabel adfærd, og sørg for at håndhæve det, når det er nødvendigt. Din kode kan f.eks. Uddybe aktiviteter, der kan betragtes som skadelige for din virksomhed, såsom at dele privilegeret information med kunder eller konkurrenter. Din kode skal også gøre det klart, at dine medarbejdere har ansvaret for at rapportere uetiske handlinger udført af andre medarbejdere.

Money Handling

Gennemfør klare procedurer for håndtering af midler. Hvis medarbejderne har adgang til en virksomhedscheckbog, skal du sørge for, at den opbevares i et låst sikkert, når det ikke er i brug. Begræns medarbejdernes adgang til små penge og implementer et kuponsystem for at tage højde for dets brug. Sørg for at alle checks dokumenteres ved at registrere checknummeret samt årsagen til, at den blev skrevet.

Post

Hvis din virksomhed er meget lille, skal du gøre en øvelse for at åbne din egen forretningsmail for at undgå muligheden for, at kundecheck eller andre penge forsvinder mystisk. Hvis du delegerer denne opgave, har to eller flere medarbejdere samtidig åbnet posten som en slags overvågningssystem.

Krydstjekke

Overvej at installere et krydschecksystem for at sikre, at alle procedurer udføres korrekt og etisk. For eksempel kan din medarbejder, der styrer din beholdning, tilfældigt kontrollere arbejdet hos din lønmodtager for at søge efter ubehag. Denne type system vil også forhindre medarbejdere i at deltage i bedrageriske aktiviteter i første omgang.