Måder at starte et møde

Møder ses nogle gange som et nødvendigt onde inden for en forretning. Et godt møde er informativt og engagerende, men et dårligt møde trækker uendeligt uden tilsyneladende lys ved enden af ​​tunnelen. For at køre et vellykket møde, der tager fat og holder opmærksomheden, skal du indstille den rigtige tone fra starten.

Introducer spillerne

Det er altid en god ide at lave introduktioner i begyndelsen af ​​et møde. Selvom deltagerne måske kender hinanden, styrker det formålet med mødet til at angive det forretningsperspektiv, som hver person bringer til bordet.

Hvis deltagere ikke har mødt før mødet, er introduktioner særligt vigtige. Tillad hver person at introducere sig selv og at lave en kort redegørelse for, hvilken interesse han repræsenterer. Hvis gruppens mission er at brainstormere, afslutte et projekt eller løse et problem, skal du starte mødet med nogle isbrydere for at engagere gruppedynamikken, inden du løser opgaven. Enkle hjernespasere, navnespil eller aktiviteter, der tester kritisk tænkning, vil stimulere samtale og stimulere hjernen.

Angiv dagsordenen

Ud over hvem der er i rummet, vil møde deltagere vide, hvad der vil blive diskuteret, hvorfor det er vigtigt og hvor lang tid det tager at tage. En dagsorden svarer på disse spørgsmål. En trykt dagsorden tillader møde deltagere at følge mødet i mødet og lave noter, hvor det er nødvendigt. Dagsordenen tjener også som vejledning for facilitatoren, især hvis emnet går i fare. Udstationering af en anslået tid foran hver dagsorden gør det muligt at holde mødet flydende og afslutte det til tiden.

Lad dem spise kage

Hvis et møde forventes at vare i længere tid, skal du starte det med mad og lette forfriskninger. Det er ikke kun godt møde etikette at nære deltagerne, det hjælper med at holde folk fokuseret på at møde diskussioner i stedet for at kvæle maver. Tidlige morgenmøder skal altid have kaffe til rådighed for koffeinkrydserne. Vælg forfriskningsprodukter, der er lette og vil holde hjernen fokuseret som vand, læskedrikke og lette fingermad. Inviter deltagerne til at ankomme tidligt for at socialisere over forfriskninger, før de går ned til alvorlige forretninger.

Tips

Sørg for, at mødet starter på det angivne tidspunkt. Medarbejdere skal tilpasse tidsplaner for at imødekomme mødet. Forsinkelse af starten på et møde kan forekomme respektløst for dem, der ankommer til tiden. Du vil have mødet til at starte med en positiv note, så den rigtige tone er indstillet fra starten.

Gennemgå eventuelle åbne emner fra et forudgående møde, før du starter på den aktuelle dagsorden. Opfølgning på opgaver, der blev tildelt, så medarbejderne kan rapportere om resultater.

Bed møde deltagere at tavle mobiltelefoner for at minimere forstyrrelser.