Typer af beskæftigelsesbekræftelsesfilsystemer

I USA er det arbejdsgiverens ansvar at sikre, at alle medarbejdere i selskabet er lovligt autoriseret til at arbejde. Selv om forudsætningen herfor kan virke enkel, hvis du er en mindre virksomhedsejer uden en stor human resources afdeling eller en dedikeret HR person, kan forståelse af de juridiske komplicationer være udfordrende. Heldigvis behøver du ikke have en baggrund i ansættelseslovgivningen for at oprette arkiveringssystemer, som vil hjælpe dig med at organisere dine medarbejders kvalificerede oplysninger.

I-9 Formularer

Ifølge amerikanske statsborgerskabs- og indvandringsydelser skal alle arbejdsgivere i USA udfylde og beholde I-9-formularer for hver ansat. Dette omfatter både amerikanske statsborgere og ikke-borgere, der har tilladelse til at arbejde i USA. Afsnit 1 i blanketten udfyldes typisk af medarbejderen og består af et område for medarbejderens oplysninger, herunder juridiske navn, fødselsdato, adresse og socialsikringsnummer . Afsnit 2 udfyldes af arbejdsgiveren og er hvor arbejdsgiveren udfylder oplysningerne fra medarbejderens arbejdsgodkendelsesdokumenter. Nogle godkendte arbejdsgodkendelsesdokumenter omfatter et gyldigt kørekort og et socialt sikkerhedsnummer, et amerikansk pas og et permanent opholdskort.

Indsendelse af udfyldt I-9-formular

Mange arbejdsgivere laver kopier af medarbejderidentifikationsdokumenterne, som f.eks. Kørekort eller pas. De indsender derefter den udfyldte og underskrevne I-9 form separat fra identifikationsdokumenterne. I-9-filerne og identifikationsdokumenterne er typisk sikre filer, der er markeret private eller endda låst op. Arbejdsgiverne gør dette for at forhindre identitetstyveri samt sikre, at personlige medarbejderoplysninger forbliver private.

Applikationsfiler

De fleste arbejdsgivere holder også medarbejderprogrammer på filen. Selvom det ikke er lovligt lovligt, at medarbejderansøgninger og I-9-blanketter indgives særskilt, gør de fleste HR-afdelinger det. Denne arkiveringspraksis er gjort, fordi hvis du nogensinde står over for en revisionskontrol for beskæftigelse fra USCIS eller US Department of Labor, vil det være meget lettere at finde oplysningerne end at grave gennem hundredvis af filer fyldt med papirapplikationer, fortrolighedsaftaler og andre medarbejderformer, som f.eks. Den anden begrundelse for at indgive I-9 særskilt er, at I-9 typisk har oplysninger om en ansattes nationalitet. Hvis denne information er bortvist sikkert, kan arbejdsgiveren forhindre andre medarbejdere i at diskriminere en medarbejder baseret på hans etnicitet.

Holde filerne

I-9 sendes ikke til USCIS - den opbevares hos arbejdsgiveren. Ifølge USCIS skal denne formular opbevares i mindst tre år efter lejeperioden eller i mindst et år efter en ansattes opsigelse. Nogle virksomheder beholder filerne længere end minimumskravene og opretter yderligere arkiveringssystemer for ældre I-9'er.