Sådan skriver du et incitament brev

Et incitament brev kaldes nogle gange et bonusbrev og bruges til at lade en medarbejder eller gruppe af medarbejdere vide, at de modtager bonusen. Virksomhedsejere bør maksimere incitamenternes gode vilje ved at gøre mere end blot at sende en check. Lad folk vide, hvad de får, og hvorfor.

Måske har du måske en årlig ceremoni, der ærer de bedste medarbejdere, for at give alle en grund til at være i incitamentsklubben. Det er ikke svært at skrive incitamentbrevet, og det følger standardformatering af forretningsbrev.

Formatering af brevet

Følg blokformateringen, der bruges til forretningsbrev. Det betyder, at alle nye stykker tilpasses til venstre margen og adskiller afsnit og afsnit med et tomt rum. Hvert afsnit eller afsnit er en blok. De fleste forretningsbrev bruger en Arial- eller Courier-skrifttype med en skriftstørrelse på 11 eller 12, men holder fast i, hvad din virksomhed generelt bruger til virksomhedskorrespondance.

Tillykke med modtageren

Hvis nogen har fået et incitament, betyder det, at de har opnået et mål. Hvis en gruppe eller hele personalet får incitament, betyder det, at det kollektive team har hjulpet virksomheden med at opfylde et specifikt mål. Sørg for at lykønske modtagerne om præstationen. Det får dem til at føle sig godt og værdsat.

Mens nogle mennesker er strengt motiveret af penge, er andre motiveret af anerkendelse. Anerkendelse hjælper med at sikre, at dine modtagere er motiverede til at ramme næste års mål.

Definere målmåden

Det er en ting at sige, "Tillykke! Og her er dit incitament." Det er en anden ting at gennemgå præstationen. At definere målet og gennemgå præstationen, selvom det kun er nogle få linjer, minder medarbejderne om præcis, hvad de gjorde. Endnu en gang er incitamentet ikke kun en belønning for tidligere arbejde, det er en motivator for fremtidig vækst.

Folk har en tendens til at sætte pris på incitamentet mere, når man minder om præcis, hvad de gjorde for at opnå det. Efter alt er de fleste incitamenter baseret på store mål, der ikke let opnås. Dette viser yderligere medarbejderen, at du forstår indsatsen. Hvis du holder en festceremoni eller middag, lader den også andre vide, hvad der virkelig er muligt, når indsatsen frembringes.

Fejre incitamentet

Intet incitament brev er afsluttet uden at fejre incitamentet. Endnu en gang lykønsker personen for deres hårde arbejde og siger, at du ser frem til at se deres navn på listen igen næste år. Angiv beløbet af incitamentet, hvis det var et kontant incitament. Hvis det var et andet incitament, som f.eks. En tur, skal du give detaljerne i turen.

Tak medarbejderen for alt, hvad han gør for at gøre virksomheden til et bedre sted, konkludere brevet og underskrive det. Brug ikke et gummistatistikstempel, da incitamenter skal fejres og ikke omdannes til en generisk proces. Tag dig tid til at underskrive hver, hvis det er muligt. Selvfølgelig, hvis det er en virksomhedsorienteret bonus til incitamenter med 3.000 medarbejdere, er det måske ikke muligt, men det er sikkert kun 10 eller 20 incitamentbreve.

Tip

• Hvis der er skattemæssige konsekvenser for medarbejderen, er det godt at notere disse i incitamentet. Angivelse af noget så enkelt som, "En formular 1099 sendes til hver modtager. Kontakt venligst din skatterådgiver om din situation", er nok til at lade medarbejderne vide for at få hjælp.