Retningslinjer for udvikling af en RFP

Forespørgsler om forslag giver de oplysninger, dine leverandører og leverandører skal indsende et forslag og byde på for dit kommende projekt. Detaljer er vigtige, når du skriver en RFP. Jo flere detaljer, desto mere sandsynligt er det, at en eller flere RFP'er vil opfylde dine behov. Før du begynder at skrive din RFP, skal du udarbejde en oversigt over alle de oplysninger, du har brug for.

Nogle baggrundsoplysninger

Giv baggrundsoplysninger om din virksomhed, herunder historie, produkter eller tjenester, statistikker, styrker, svagheder og demografi. En redegørelse for formål forklarer hvilken type produkt eller tjeneste dit firma har brug for og hvorfor. Følg det med oplysninger om projektets mål og forklar hvordan disse mål vil opfylde et bestemt behov i din virksomhed. Et afsnit om de interessenter, der vil drage fordel af projektet, herunder størrelsen af ​​gruppen eller særlige karakteristika, hjælper forslagskritikere med at forstå, hvordan projektet passer ind i det arbejde, dit firma gør.

Hvad du vil have

Angiv de leverancer, der skal medtages i forslaget. Selvom det er vigtigt at inddrage konkrete leverancer, såsom 20 nye arbejdsstationer, må du ikke glemme immaterielle anlæg. Leverancer omfatter også dine forventninger til, hvordan det nye produkt eller service hjælper din virksomhed. Hvis din virksomhed f.eks. Vælger et firma til at levere brugerdefineret software, kan en leverbar angive, at softwaren skal muliggøre en problemfri migrering af data fra dit gamle system. Hvis du ikke har specifikke resultater og søger ideer til at løse et problem eller brug, skal du bruge dette afsnit til at bede leverandører om at levere deres egne løsninger.

Projektkrav

Leverandører har brug for så mange oplysninger som muligt for at give præcise forslag. Lad dem vide, hvornår du forventer, at projektet starter og slutter, størrelsen på dit budget, faktureringsoplysninger og incitamenter eller sanktioner. Du kan også inkludere mål datoer for færdiggørelse af hver fase af projektet, fastsætte ydeevne standarder og beskrive, hvordan du vil overvåge sælgerens fremskridt. Informer sælgerne om eventuelle særlige krav. Du kan kræve, at sælgerne følger den samme type ansættelsespraksis som din virksomhed eller agentur eller måske kræver, at de holder visse professionelle licenser.

Du er en vinder

Forklar hvilke leverandører, der skal gøre for at indsende et forslag i formatet. En oversigt over nødvendige sektioner er nyttig, ligesom en stilguide, hvis du har brug for forslag i et bestemt format eller skrifttype. Giv oplysninger om, hvem forslaget skal indsendes og fristen for forslag. Som led i forslaget kan du bede virksomheder om at give baggrundsoplysninger, såsom firmaets historie, instruktører, referencer, erfaring med lignende projekter og oplysninger om det team, der ville arbejde med dit projekt. Opret en evalueringskriterier sektion for at lade sælgerne vide, hvordan du vælger det vindende forslag, og hvornår de bliver informeret om de er blevet valgt.