Retningslinjer for afholdelse af forretningsmøde

Møder kan ofte være ineffektive på grund af dårlig forvaltning af tid og ressourcer. Men hvis du holder medlemmer på sporet, respektfuld og arbejder mod fælles mål, kan du opnå det, du har brug for inden for den tildelte tid. En god leder er afgørende; Vær dog opmærksom på, at den mest kvalificerede person muligvis er ejeren af ​​forretningen. Husk at køre et møde effektivt træner prøv hver gang at forbedre din ydeevne.

Etablering af generelle retningslinjer

Ifølge ledelsens hjælp er fire kraftfulde grundregler: deltage, fokusere, opretholde momentum og nå lukning. "Husk at inkludere regler, der kan synes indlysende, herunder at starte og afslutte møder i tide, tale en ad gangen og kun tale om relevante emner. Disse enkle retningslinjer hjælper med at holde dine møder på sporet uanset emnet. Skriv disse regler øverst på hvert møde dagsorden og gennemgå dem med nye deltagere, der endnu ikke har fået lov til at gøre sig gældende.

Leader rolle

Gruppelederen eller den person, der leder mødet, har to vigtige funktioner: opgave og vedligeholdelse. Lederen er ansvarlig for at holde medlemmerne på opgave og diskussionen om målet. Vær en mægler i stedet for at udtrykke din egen mening eller vælge en side, hjælpe medlemmerne med at præcisere, hvad de har brug for, og lade dem diskutere deres ideer. For at forhindre afbrydelser foreslår deltagerne at nedskrive deres ideer og meninger og redde dem for deres tur til at tale.

Forberedelse

Skriv klart og del de emner, mødet dækker, så alle deltagere er forberedt og fokuserede. En detaljeret dagsorden omfatter hvert hovedemne, hvor hurtigt det skal løses og den forventede handling. Vær realistisk om hvad du kan opnå i hvert møde og planlægge i overensstemmelse hermed. Indstil klokkeslæt og dato for møderne, så de nødvendige personer kan deltage, og informere alle deltagere om mødetes tid, beliggenhed og dagsorden så langt foran tiden som muligt.

Generalforsamling

Det er vigtigt at starte dine møder i tide. Først takker folk for at deltage og gennemgå din dagsorden. Bed nogen om at tage minutter eller notater på mødet, så du kan give dem til deltagere til anmeldelse. Tal med medlemmer i hele mødet og modtag feedback om mødetes effektivitet; Gennemfør ændringer efter behov for at hjælpe alle med at være mere produktive. Forlad tid i slutningen af ​​mødet til en evaluerings- og forslagstid for at forbedre produktiviteten og proceduren på det næste møde. Endelig afslut dine møder til tiden og sørg for at gennemgå alle beslutninger og opgaver, før du fastsætter datoen for det næste møde.

Typespecifikke tilgange

Forskellige typer af møder kræver forskellige ledelsesformer: handlingsorienteret, brainstorming, kortsigtet planlægning eller langsigtet planlægning.

Handlingsorienterede møder fokuserer på at løse et presserende spørgsmål; at reducere tiden i mødet, sikre at alle er velforberedte med ideer og lade dem forsvare deres egne forslag.

Brainstorming sessioner kan løbe længere end andre møder, så tag mad, drikke og uden inspiration for at holde deltagerne animerede.

Kortsigtet planlægning kræver en gruppe, der arbejder sammen som et team for at træffe beslutninger, der dækker virksomhedens behov, så sørg for at invitere den rigtige blanding af mennesker.

Langsigtet planlægning kræver mindst alle de øverste ledere og ofte hele personalet. At afholde et møde med en så stor befolkning gør det endnu mere vigtigt, at du holder folk fokuseret og hjælper dem med at dele deres ideer intelligent og respektfuldt.