Sådan bruges Dropbox til bedre dokumentstyring og team samarbejde

Dropbox har fleksibilitet og skalerbarhed, så den passer til virksomheder af alle størrelser. Klientprogrammet kører diskret i baggrunden, synkroniserer filer mellem skyen og eventuelle computere, hvor Dropbox er installeret, og officielle apps er tilgængelige til Windows, Mac, Linux, Android, iOS og BlackBerry. Du kan også få adgang til dine Dropbox-filer via en hvilken som helst webbrowser ved at logge ind på din konto.

Virksomhedsregnskaber

Dropbox har specielle planer rettet specielt til erhvervsbrugere. Disse virksomhedsregnskaber giver dig mulighed for at administrere teammedlemmer og mappetilgængelighed lettere end personlige konti, inklusiv ubegrænset filgendannelse og versionshistorik, og begynde med 1 TB plads, som kan udvides efter behov. Business management apps som HipChat, 1Password og CloudOn kan også interface med Dropbox.

Dokumenthåndtering

Del en mappe mellem gruppemedlemmer på Dropbox, og eventuelle ændringer, der foretages på en computer, synkroniseres automatisk til skyen og ud til alle andre maskine, der er tilsluttet samme konto. Takket være denne øjeblikkelige tovejssynkroniseringsfunktion kan alle holdmedlemmer være sikre på at få adgang til den nyeste version af en fil, uden at det er nødvendigt at e-maile dokumenter eller kontrollere versioner. Dropbox tillader dog ikke to brugere at arbejde på samme dokument samtidigt; Hvis nogen lægger et dokument, der allerede er åbent på en anden maskine, opretter Dropbox en "konfliktkopieret kopi" og markerer den med en bruger og tidsstempel. Disse to versioner kan derefter smeltes manuelt, når det kræves.

Team samarbejde

Administratoren af ​​en Dropbox for Business-konto kan udpege holdmedlemmer og kontrollere, hvordan disse medlemmer kan dele mapper og filer. Det er også muligt at kontrollere hvem der kan invitere nye medlemmer til holdet og dermed de delte mapper, du arbejder på. Hvis du har brug for at dele read-only links med dem uden for holdet, gør Dropbox det også muligt. Da Dropbox tilbyder tovejssynkronisering fra alle de computere, den er installeret på, kan teammedlemmer arbejde sammen om projekter, uanset om de er i samme kontor eller på den anden side af verden.

Andre funktioner

Dropbox for Business-konti giver også detaljeret rapportering og logføring, så du kan se, hvilke holdmedlemmer er logget ind, hvem har ændret hvilke dokumenter og få advarsler, når nye enheder eller computere er tilsluttet. Blandt de sikkerhedsfunktioner, der er indbygget i Dropbox, er to-trinsverifikation (så en adgangskode er nødvendig, når du logger ind på en ny enhed), 256-biters AES-kryptering og evnen til at fjerne forbindelserne eksternt fra den centrale admin-grænseflade. Mobilapps gør det muligt for teammedlemmer at få adgang til filer undervejs, men filer synkroniseres ikke automatisk i den anden retning på mobile platforme og skal uploades manuelt, hvis de ændres.