Elektronisk kommunikationsprotokol

Fremskridt inden for teknologi har revolutioneret den måde virksomheder kommunikerer internt og eksternt på. Kommunikation via e-mail, tekstbesked og instant message åbner på mange måder kanaler for effektiv og pålidelig udveksling af information. Hastigheden kan dog resultere i kommunikationsoverbelastning, fejlkommunikation og krænkelser af privatlivets fred. Oprettelse af elektroniske kommunikationsprotokoller lindrer disse almindelige problemer.

Opret standardprotokol

Udvikle skriftlige retningslinjer for medarbejdere, der beskriver bedste praksis for elektronisk kommunikation. Definer omstændigheder, hvor det er hensigtsmæssigt at sende en e-mail til en anden part, til CC kopiere en e-mail-kommunikation til andre i virksomheden, og når det er og ikke er hensigtsmæssigt at blinde kopiere en modtager på en e-mail, især en af ​​en følsom karakter. Dette skærer ned på det tidspunkt medarbejderne bruger sigtning gennem elektronisk kommunikation, der ikke er afgørende for deres jobfunktioner.

Formatering og emnelinjer

Definer en standardprotokol for den måde, hvorpå elektronisk kommunikation formateres. Opmuntre til brug af en kort men beskrivende emnelinje og en standard signaturlinje, der indeholder navn, titel og kontaktoplysninger. Formatering skal være i en almindelig skrifttype og størrelse. Forbud mod at bruge alle caps, uddybende skrifttyper, farver eller ekstremt små eller store punktstørrelser.

Begræns e-mailindhold

Begræns de typer af e-mails, der kan distribueres internt. Virksomheder risikerer tabt produktivitet, hvis medarbejderne bliver vant til at udveksle e-mail vittigheder, links og andet materiale, der ikke er relevant for arbejdet. Indstil parametre for, hvad der betragtes som en passende udveksling af oplysninger blandt kolleger på din arbejdsplads.

Institute Best Practices

Forklar medarbejderne de mest effektive måder at kommunikere elektronisk på. For eksempel opmuntre medarbejdere til ikke at svare med et "ja" eller "nej" svar på et spørgsmål, når du besvarer en forespørgsel, men for at uddybe svaret. For eksempel, hvis en leder sender en underordnet e-mail, der spørger om en rapport vil blive gennemført i tide til et bestyrelsesmøde, er de mest hensigtsmæssige svar "Ja, rapporten skal udføres klokken 3 i eftermiddag" eller "jeg har løbe ind i nogle problemer med rapporten, der ikke bliver løst indtil i morgen, så rapporten vil ikke blive gjort i tide til eftermiddagens bestyrelsesmøde. "Denne tilgang eliminerer enhver misforståelse eller fejlkommunikation.

Definer passende ekstern kommunikation

Når du kommunikerer med kunder, kunder og leverandører, opfordre dine medarbejdere til at bruge den samme faglige tilgang og verbiage i elektronisk kommunikation som de ville bruge i formelle skriftlige korrespondance. Dette omfatter også at bruge titler, en standard åbning og lukning af forretninger og undgå slang- eller genvejsmeddelelser, der er fælles med elektronisk kommunikation. Desuden afskrækker medarbejdere fra at videresende e-mails til en ekstern part uden en ledsagende forklaring, der beskriver formålet med den videresendte meddelelse.

Protokoller til tekstbeskeder

Tekstbeskeder på smartphones eller via andre elektroniske enheder er en forkortet måde at kommunikere med forretningsforbindelser. Der skal stadig gøres omsorg for at stave korrekt, opretholde professionalisme og beskytte privatlivets fred. Dobbeltkryd modtagere, før du trykker "Send", så elektroniske meddelelser går kun til de påtænkte modtagere og afstår fra at dele fortrolige, følsomme eller proprietære oplysninger via elektroniske midler.