Hvilke former for kommunikation skal bruges under et projekt?

Kommunikation og hvordan du går sammen med andre holdmedlemmer er afgørende for projektets succes. Forskellige former for kommunikation kan være involveret i den overordnede planlægning og gennemførelse af det endelige projekt og kan omfatte verbale, skriftlige, elektroniske og ansigt til ansigt interaktioner. Informationsflowen spiller også en vigtig rolle i projektets succes.

skrevet

Skriftlig kommunikation kopieres let og sendes til alle medlemmer af holdet. Tidsfrist datoer, procedurer og virksomhedspolitikker bør alle sendes i skriftlig form for at undgå misforståelser. Email er en effektiv form for at formidle vigtig information, især når dele af dit projektteam ligger på forskellige steder. Klarhed er afgørende for at give nøjagtige detaljer og relevant information til alle deltagere. Du bør undgå at overbelaste teammedlemmer med data og prioritere de oplysninger, som holdmedlemmerne skal færdiggøre deres dele af projektet. Undgå overvældende projektmedlemmer med irrelevante dokumenter og data.

elektronisk

Udover meddelelser og retninger i e-mails kan du bruge elektroniske værktøjer til at lette hurtig og effektiv kommunikation. Brug video møder, når deltagerne kan drage fordel af brainstorming eller spørgsmål og svar, når dit team er spredt ud på forskellige steder. Du kan vedhæfte regneark og videofiler til e-mails for mere dybtgående præsentationer til teammedlemmer. Brug dine interne websider til at give oplysninger og opdateringer, som projektdeltagere kan få adgang til på ethvert tidspunkt og sted. Et websted er en effektiv ressource, der giver alle holdmedlemmer mulighed for at følge projektets fremskridt, selv på områder, hvor de ikke vil spille en rolle.

Ansigt til ansigt

Ansigt til ansigt mødes individuelt og som et team spiller en afgørende rolle i de overordnede kommunikationsprocesser, der fører til en vellykket gennemførelse af projektet. Når du taler personligt med et holdmedlem, kan du måle reaktioner og sikre, at din besked er modtaget. At få teammedlemmer sammen forbedrer moralen og kan skabe kreativitet og entusiasme for projektet. Møder er hensigtsmæssige, når dagsordenen er planlagt, og du vil sikre dig, at alle involverede hører den samme besked. Workshops, seminarer og møder fremmer samarbejde og en gratis udveksling af nye ideer.

Lydhør

Et vitalt vigtigt aspekt af kommunikation, der ofte overses, lytter. Aktiv lytning er nødvendig for at lade holdmedlemmer vide, at hvad de har sagt, skrevet eller vist, er blevet modtaget korrekt. Feedback kommer i en række forskellige former. Personligt beskriver dit kropssprog dit opmærksomhed, mens spørgsmål og rettidig input betyder, at du har hørt meddelelsen. E-mail-svar, tekstbeskeder og notater giver andre medlemmer af teamet kendskab til, at deres meddelelser blev modtaget og forstået.