Dokument forberedelse til scanning

Scanningsdokumenter gør det muligt at konvertere dine akkumulerede dokumenter til en database, der kan søges efter computer. Du kan opdage, at scanningsoptegnelser af ting som kontrakter gør det muligt at reducere udgifter til dokumentlager, eller du kan tilbyde scannede dokumenter på internettet eller for dine kunder at købe. Forberedelse af et dokument til scanning kræver lidt planlægning og fortanke.

Hvad skal du scanne

Det første forberedelseskrav er at vælge, hvad der skal scannes, og til hvilke formål. Der kan være lovlige krav; For eksempel kan psykiatere, der beskæftiger sig med skoleområder eller straffesystemer, kræve at scanne patientevalueringer med visse identificerende oplysninger, der fjernes. Juridiske dokumenter kan kræve, at underskriftssider eller bekræftelser scannes som omslagssider, der ledsager dokumentet.

Mekaniske krav

Der er to brede kategorier af scannere: flatbed scannere (egnet til scanning bundet bøger, store kunstværker eller tegninger) og arkmatede scannere. Arkfodede scannere må kun scanne en side af en side ad gangen; dette er ofte alt, hvad der er nødvendigt. For at scanne siderne i en ubundet bog skal arkføderede scannere duplex - scan den ene side af et ark, vend det og scan den anden side. Når du lægger en arkmatet scanner, skal du tage et øjeblik til at tommelfinger gennem alle siderne, se efter sider på siderne og ting som hæfteklammer, tape-faner eller noter, der kan komme ud, når siderne bliver fodret gennem mekanismen.

Fysisk forberedelse

Når de juridiske og forretningsmæssige grunde til scanning er kendt, er det næste krav fysisk forberedelse. Den fysiske forberedelse afhænger af, hvilken scanner der bruges, og kan variere fra de meget enkle fjernelse af hæfteklammer på løse sider, før de føres ind i en arkføder scanner - til det komplicerede - indsætter mange mindre dokumenter sammen på en understøtning bord for at reducere blødning og køre dem på en flatbed scanner. Dokumenterne skal presses fladt, uden krøller eller folder. Hvis du forsøger at øge tekstens kontrast på en flatbed-scanner, sætter du en neutral grå understøtning, som pap-bagsiden af ​​en papirstop, bag den side, der scannes, kan nogle gange hjælpe.

OCR-behandlingskrav

Optisk tegngenkendelse bruger formgenkendelse til at forsøge at matche ord fra en ordbog. Dokumentforberedelse til OCR starter ved at fokusere på kontrast på originaldokumentet. Et trick, der kan fungere for gamle dokumenter på papir, der er gulvet ud fra syreindhold, er at lave en høj kontrastfotokopi på tungt papirlager. På den fysiske og mekaniske side er de fleste OCR-scanninger til løse sider, og det er også vigtigt at sikre, at de er kvadret på dokumentføderen, da sider, der scannes i en lille vinkel, kan øge fejlfrekvensen. Ligegyldigt hvor god din OCR er, vil du bruge tid til korrekturlæsning af den resulterende scanning, og det bør budgetteres til den tid, der er nødvendig.