Hvad er HR-afdelingens ansvar for fortrolige personalefiler?

Uanset om papirfiler eller elektroniske personoplysninger registrerer, er din afdeling for menneskelige ressourcer forpligtet til at beskytte medarbejdernes personlige og beskæftigelsesrelaterede oplysninger. Fortrolighed er kritisk for din HR-afdelings integritet og organisationens omdømme. HR-medarbejdere er betroet private, fortrolige oplysninger om organisationen og medarbejderne. Fortrolighedsbrud resulterer i, at medarbejderne mister tillid til afdelingen og stiller spørgsmålstegn ved HR-afdelingens kompetence.

Indhold

Personalefilerne indeholder følsomme oplysninger om medarbejdere i forbindelse med kompensation, jobpræstation, personlige kontakter, arbejdshistorie og beskæftigelsesberettigelsesdokumentation, som ofte indeholder en kopi af medarbejderens Social Security-kort, kørekort, amerikansk pas eller arbejdstilladelse. Baseret på typen af ​​oplysninger i disse filer er det afgørende, at HR etablerer adgangskontrol og opretholder strenge fortrolighed af medarbejderdata.

Medicinsk information

Sundhedsforsikringsportabilitets- og ansvarlighedsloven kræver fortrolighed med oplysninger i forbindelse med arbejdsgiverforsikret sygesikring. Americans with Disabilities Act og den genetiske informationsforskelslove forbyder offentliggørelse af medarbejdernes sundhedsmæssige og medicinske informationer. HR bedste praksis anbefaler, at arbejdsgivere opretter en særskilt fil for fortrolige medarbejderoplysninger som f.eks. Sygesikringsselektioner, arbejdstagerens erstatningsskadesoplysninger, indkvartering for handicappede og dokumenter relateret til permitter i henhold til lov om familie- og lægehjælp. Hertil kommer, at HR skal udpege en privatperson, der kun har adgang til disse filer. Filerne skal opbevares sikkert på en anden placering end ordinære ansættelsesfiler og tilgængelig for andre på anmodning indleveret til HR-afdelingens privatperson.

Personaleansvar

HRs pligt til at opretholde streng fortrolighed gælder også for diskussioner om enkelte medarbejdere, beskæftigelsesaktioner og HR-afdelinger. HR-medarbejdere bør diskutere beskæftigelsesrelaterede forhold på et behovsbaseret grundlag. Selv afdelingsdiskussioner om medarbejderinformation bør reguleres; HR-medarbejdere bør afholde sig fra at engagere sig i ikke-arbejdsrelaterede samtaler om medarbejdere baseret på information i personaledokumenter. Derudover skal HR-medarbejdere være forsigtige med at udlevere fortrolige oplysninger til medarbejdere uden for HR-afdelingen, som de har venskaber med.

Undersøgende filer

Når en HR-medarbejder håndterer en arbejdspladsundersøgelse, er det normalt at skabe en fil for vidneudsagn, kopier af juridisk forskning, noter om vidne troværdighed og beskæftigelsesaktioner anbefalet af HR lederskab eller advokat. Selv om undersøgelsen på arbejdspladsen kan indebære en eller flere medarbejdere, skal du aldrig holde undersøgelsesmateriale i personaledokumenterne for de medarbejdere, der er involveret i undersøgelsen. Vedligeholdelse af en separat filmappe til undersøgelsesmaterialer er kritisk. Materialer indeholdt i en medarbejders fil kan blive synlige, hvis spørgsmålet eskaleres fra en uformel klage til en formel klage eller retssag indleveret til et retshåndhævende agentur eller domstolene. Discoverable betyder agenturet, eller retten kunne kræve at inspicere materialerne, hvilket kunne have alvorlig indflydelse på arbejdsgiverens retlige forsvar.

Departmental Files

Mange arbejdsgivere har to sæt personaledokumenter til medarbejdere, en ansættelsesfil og en afdelingsfil, også kaldet en vejleders fil. Tilsynsførere og ledere opretholder afdelingsfiler til deres medarbejdere, som indeholder specifikke oplysninger om præstationer, deltagelse og vejledende notater og feedback. Disse filer bør ikke indeholde sundhedsmæssige eller medicinske oplysninger og skal opretholdes på en fortrolig måde, f.eks. I en låst skuffe, som kun vejleder har adgang til.