Sådan dokumenterer du et Business Issue Timeline

Dokumentation er en vigtig del af enhver virksomhed. Der opstår altid spørgsmål og problemer, og det er nyttigt at have papirarbejde, som f.eks. Indloggnings- og tilmeldingsark, hændelsesrapporter og andre typer af daglige operationsoversigter, der understøtter eventuelle fremtidige problemer. Hvis en hændelse resulterer i en retssag, et projekt bliver væk eller et softwareprogram i udvikling fejler en test, oprettes en tidslinje med dokumentation, der er en del af grundårsagsanalyseproceduren.

Root Cause Analysis

Når et problem vises, kan det kun være et symptom på det virkelige problem. Root cause analyse er en metode til at tage et problem og gå tilbage i tid og proces for at finde, hvad der udfældede en kæde af begivenheder, der førte til problemet. Root cause analyse udvikler en tidslinje gennem undersøgelse af årsag og virkning, begyndende med spørgsmålet, der skal undersøges.

Hvad skete der?

Start med det synlige problem, som kan betragtes som et symptom på grundårsagen. En fuldstændig detaljeret beskrivelse af problemet med hensyn til fysiske, menneskelige og operationelle elementer kan afsløre et sted at begynde at lede efter årsagen til problemet. Bær disse tre elementer i din tidslinje og lav noter om de mulige årsager til elementets del i problemet, der undersøges. En klar årsag kan blive bestemt uden yderligere analyse, men hvis ikke, bærer årsag og virkning forholdet for hvert element tilbage gennem tiden, indtil grundårsagen er afsløret, at du ikke mangler et sideproblem, der kunne have bidraget.

Hvorfor skete der?

Dokumentere dato, klokkeslæt og beskrivelse af enhver fysisk, menneskelig eller organisatorisk faktor, der førte til problemet. Bestem præcis, hvad der var forud for problemet med hensyn til fysiske årsager, f.eks. Manglende levering, manglende adgang til en nøglemaskine eller funktionsfejl i et vigtigt computerprogram. Så se på, hvordan menneskelig indflydelse figurerede i spørgsmålet. Hvis et projekt blev sporet, kunne det for eksempel skyldes en deltagers fravær, oplysninger blev leveret sent, eller der lavede en fejl. Kontroller eventuelle organisatoriske årsager, der har bidraget til problemet, såsom en ændring i politik, forsinkelser eller misforståelser som følge af fejl i hierarkisk kommunikation.

Hvad er årsagen til rødden?

Du må muligvis bære din analyse tilbage gennem flere lag med årsag og virkning, før du finder den virkelige skyldige. Du kan også finde ud af, at en række sideproblemer, der involverer fysiske, menneskelige eller operationelle problemer, har bidraget til det pågældende emne. Dokumentering af hver forekomst på din tidslinje og indsamling af ethvert papirarbejde, der er knyttet til det pågældende tilfælde, vil danne grundlag for din beslutning om, hvad der løser problemet og hvordan man skal til at skabe løsningen. En defekt beslutning under en politisk planlægningssession kan have ført over tid til det problem, du undersøger, og din tidslinje giver et kørekort for at korrigere virkningerne af den defekte beslutning siden den blev lavet.