Hvad er en centraliseret konto, der skal betales?

Nogle små virksomheder med flere steder betaler leverandører, leverandører og serviceudbydere fra hvert sted. Når det sker, duplikerer virksomheder ofte indsats og funktioner. Virksomheder, der centraliserer håndtering og behandling af disse betalinger, sparer ofte tid og penge ved at øge produktiviteten og effektiviteten. Revisorer og konsulenter henviser til denne praksis som centraliseret regnskabsforpligtelse.

Betalingspligtige, definerede

Et selskab opretter betalinger, når en leverandør eller leverandør tillader det at købe varer eller tjenesteydelser på vilkår i stedet for at betale ved levering. Disse betegnelser kaldes også handelskredit eller leverandørfinansiering. Når en leverandør sender en faktura eller regning til en virksomhed, logger virksomhedens bogholder denne regning i regnskabet som en regning ved modtagelse. Udgiften fremgår herefter i resultatopgørelsen for perioden. Optagelsen af ​​regningen uden betaling indgår også som en gældsforpligtelse, en kortfristet forpligtelse, på virksomhedens balance.

Centraliseret system

Et centraliseret kontosystemssystem samler alle de betalingspligtige funktioner sammen på ét centralt sted med en bemanningsgruppe. Personalet udfører funktionerne i faktura eller faktura, købsopgørelse, godkendelse af handelskredit og aftalesporing og faktura betaling behandling. Centraliserede kontoforpligtelser stammer fra gældsbeløb indført, sporet og betalt ud af et centraliseret system.

Ikke-centraliserede regnskabsbetalinger

Når datterselskaber eller forretningsenheder har lignende navne og forskellige steder, kan leverandører have svært ved at bestemme, hvor de skal sende en faktura til betaling. Hvis en leverandør tjenester flere steder, problemerne omkring betaling multiplicere. Leverandøren må muligvis sende en separat faktura til hvert sted og afvente betaling fra samme primære selskab, men i flere transaktioner, der skaber forvirring og stigende omkostninger på begge sider af transaktionen. Når flere steder betaler regninger, skal alle de personer, der er involveret i behandlingen af ​​de skyldige betalinger, modtage en passende uddannelse for at forstå og overholde deres virksomheds retningslinjer for behandling af betalinger.

Fordele

Ifølge en undersøgelse foretaget af Ideal AP, har en leverandør af softwareleverandørfirmaer, virksomheder, der etablerer centraliserede betalingsforpligtelser, en procesomkostningsbeholdning, der er mere end $ 2, 00 mindre end et decentraliseret system. Derudover behandler virksomheder med mere end 2000 flere regninger pr. Fuldtidsækvivalent over et decentraliseret system med centraliserede gældskonto. Begge tal afspejler det højere niveau af produktivitet, effektivitet og automatisering, der eksisterer med centraliserede konti gæld. For eksempel bruger flere virksomheder en form for onlinebetalinger eller elektroniske overførsler, når de betaler centraliserede konti til gæld, end når de ikke gør det.