Etiketteregler for skrivning af forretningsmails

Email giver forretningsfolk en nem og hurtig måde at udveksle information elektronisk. Som med alle former for skriftlig korrespondance i erhvervslivet skal e-mails sammensættes og formateres professionelt. Selv om denne form for avanceret kommunikation fremmer hurtig messaging, tager ikke tid til at overholde etikettestandarder dig i varmt vand med din vejleder.

Brug emnelinjer

Ifølge Purdue University, skal du altid udfylde emnelinjen med emnet i din email. Dette gør det muligt for modtagere at vide, hvad din email handler om, og hvordan de bør prioritere at læse din email versus de snesevis (eller hundredvis) af andre e-mails, de skal læse. Du skal også overveje, at din modtager (e) måske har ventet ivrig efter en e-mail fra dig om et bestemt emne, men medmindre din e-mail har en emnelinje, kan de måske ikke vide at åbne den.

Indstil en professionel tone

Tonen i din e-mail skal altid være professionel. Som anbefalet i en artikel i juni 2010 om Inc.com, må du ikke joke rundt eller bruge sarkasme, undgå trendy slang eller jargon, og undgå at være legende eller cutesy. Tilføjelse af smiley ansigter og andre humørikoner i en virksomheds e-mail er upassende. Selvom du kender den person, du sender e-mail til, ved du ikke, hvor mange andre mennesker der måske kan se din e-mail.

Korrekt hilsener

Som du ville med et håndskrevet (eller skrevet) brev, brug rigtige salutationer i din email. Purdue University rådgiver e-mail forfattere for at adressere modtagere med en varm hilsen, som f.eks. "God morgen", og afslut emailen med "Med venlig hilsen" eller "Tak." Disse typer af salutationer holder din email professionel og høflig.

Brug professionelle skrifttyper

Den skrifttype, du bruger i din email, er en afspejling af dig. Tegneserie-udseende skrifttyper, såsom skrifttyper med skæv eller boblende bogstaver, gør afsenderen stødt på som barnlig, hvilket mindsker kommunikations professionalisme. Hold skrifttyper professionelle. Ifølge Wellesley College er de bedste skrifttyper, der skal bruges til erhvervsmæssige formål, Times New Roman, Arial og andre bogtrykte skrifttyper.

Desuden afstå fra at ændre skrifttypen, så den er i alle store bogstaver, da dette fortolkes i online kommunikation som råben.

Bevis din e-mail

Det er uprofessionelt at sende e-mails med stavelsesfejl, tegnsætningfejl og andre typer grammatiske eller tekniske fejl. Sådanne fejl gør det til at virke som om du ikke har tilstrækkelige skrivefærdigheder. Brug stavekontrolfunktionen i dit e-mail-program til at rette fejlstavede ord, og prøv altid din sammensætning, før du trykker på knappen "Send".