Væsentlige komponenter i styring af et FoU-projekt

Projekter har typisk klart definerede mål, en gennemsigtig omkostningsstruktur og en plan med en planlagt afslutningsdato. Disse egenskaber gælder mindre for F & U-projekter, hvilket gør deres ledelse mere kompleks. Selvom målet kan være at fuldføre defineret forskning med succes og udvikle et nyt produkt, betyder forskningsdelen i projektet, at arbejdet er nyt og udsættes for uventede udviklinger og resultater. I stedet for en stiv projektstyringsstruktur med vægt på kontrol og verifikation skal et F & U-projekt løbende tilpasse sig til nye situationer med involvering af alle interessenter.

Formål

Projektlederen for et F & U-projekt starter ved at sikre, at formålet med projektet er klart for alle berørte parter, og at han har taget hensyn til alle deltagernes interesser. En af nøglefunktionerne er at identificere alle interessenter og deres problemstillinger, hvilken værdi de bringer til projektet og hvilke fordele de forventer at modtage. Fra denne information kan projektlederen identificere projektets umiddelbare mål.

Fokus

Den fleksible tilgang, der er nødvendig for at styre et F & U-projekt, resulterer ofte i mangel på fokus. Forskellige deltagere har forskellige interesser, og nogle opgaver og udviklingsveje er mere udfordrende end andre. Projektlederen skal sørge for, at arbejdet bliver fokuseret på de umiddelbare mål og det overordnede formål. Hvis resultaterne kræver det, kan projektlederen identificere nye mål og skifte fokus på passende vis.

Finansiering

Projektlederen for et F & U-projekt skal være særlig opmærksom på de deltagere, der er ansvarlige for finansiering. Selv om traditionelle projekter har et fast budget, kræver forskning og udvikling projekter en mere fleksibel finansieringsramme. Som projektet fortsætter, kan det kræve yderligere midler, eller det kan blive umuligt at fortsætte. Projektlederen skal holde de interessenter, der finansierer projektet, opmærksomme på alle fremskridt og problemer, så de kan træffe velinformerede beslutninger vedrørende fortsat finansiering.

Timing

Et F & U-projekt har en tidsramme som en del af sine mål, men tidsplanen skal være fleksibel nok til at imødekomme uventede udviklinger. En nøgleprojektledelsesfunktion er at tilpasse tidsplanen og omfordele ressourcer efter behov for at opfylde nye mål og reviderede tidsplaner. Lederen skal holde alle interessenter orienteret om tidsplanjusteringer og tage hensyn til eventuelle problemer, de rejser med hensyn til sådanne ændringer.

Dokumentation

Dokumentation er endnu vigtigere i et forsknings- og udviklingsprojekt end i andre projekter. Udover at registrere resultaterne af arbejdet viser projektledelsens dokumentation, hvordan projektet udviklede sig. Det noterer sig de ændringer, projektlederen har udført, hvorfor han implementerede ændringerne og resultaterne af hans konsultationer med interessenter.

Anmeldelse

Projektledelse til et F & U-projekt omfatter en løbende gennemgangsproces. Fordi projektet afhænger af resultaterne af arbejdet, skal projektlederen løbende overvåge resultaterne og foretage tilpasninger, hvor det er nødvendigt. Kontinuerlig gennemgang indebærer også regelmæssig og hyppig rapportering til alle interessenter.

Færdiggørelse

Et centralt aspekt ved projektledelsen generelt er at definere de betingelser, der skal opfyldes for projektets gennemførelse klart. For F & U-projekter kan sådanne forhold ændre sig efterhånden som projektet skrider frem. Uventede faktorer kan komme fra selve projektet eller fra yderligere krav på udefrakommende. Når projektets mål og vilkårene for færdiggørelse af arbejdet ændres drastisk, skal projektlederen sørge for, at alle interessenter er enige om de nye rammer.