Hvad er et kontant udbetalingssystem?

Hver lille virksomhed har brug for et kontant udbetalingssystem, der effektivt og sikkert håndterer en virksomheds kontantbetalinger. Leverandør eller A / P er tæt knyttet til kontantudbetalinger, og de fleste transaktioner behandles gennem A / P, når der udbetales kontant betaling. Korrekt dokumentation er en del af en effektiv kontant udbetalingsfunktion, og alle kontantudbetalinger skal registreres på virksomhedens regnskaber. Tilstedeværelsen af ​​gode interne kontroller er vigtig i kontantudbetalinger og hjælper med at sikre, at der betales kontant for legitime transaktioner.

Konti Betalingsfunktion

A / P-funktionen har ansvaret for at godkende betalinger på virksomhedens leverandør- og kreditortransaktioner. A / P godkender kun transaktioner til betaling, når der foreligger dokumentation for transaktionen. Da A / P matcher det nødvendige papirarbejde til godkendelse af transaktionen, foretrækkes det, at det ikke registrerer den faktiske betaling til sælgeren eller kreditoren for at forhindre betaling af svigagtige eller ugyldige transaktioner.

Transaktionsdokumentation

De fleste kontante udbetalinger er faktura betalinger. For eksempel, når lagerbeholdningen er købt, skal transaktionen have en faktura sammen med en købsordre og et bevis på varekvittering før betaling på transaktionen foretages. For en service skal fakturaen henvise til en kontrakt, der beskriver jobaftalen mellem parterne. Manglende dokumentation kan være et tegn på en ufuldstændig transaktion, som f.eks. Manglende levering af produkter eller tjenester eller svigagtig aktivitet.

Transaktionsoptagelse

Når din virksomhed køber eller modtager en værdi af værdi med en bestemt pris, registreres den som en kredit på en forpligtelse eller kontantkonto. Kreditforretninger indregnet som forpligtelser betales på et senere tidspunkt, og når først den nødvendige dokumentation er modtaget, debiteres forpligtelsen og kontanter krediteres betalingsbeløbet. Optagelsen af ​​transaktionen på de finansielle poster efterfølges af oprettelsen af ​​en check eller elektronisk betaling udstedt til sælgeren.

Interne kontroller

Gode ​​interne kontroller i kontante udbetalinger er afgørende for at forhindre tab af kontanter. Ideelt set bør A / P-personale ikke være ansvarlig for kontantudbetalinger for at forhindre betaling af ugyldige transaktioner. Denne adskillelse af pligter kan beskytte din kontokonto. Hvis din virksomhed er for lille til dette arrangement, skal en medarbejder, der ikke er involveret i A / P, afstemme din bankkonto hver måned og udføre tilfældige revisioner af kontantbetalinger for at vurdere, om kontantbetalinger er for gyldige transaktioner.