Hvad betyder skriveafsnit i forretningsmæssigt format?

Forretningsdokumenter - f.eks. Breve, e-mails, memorandum og rapporter - brug afsnit til at adskille forskellige typer informationer, argumenter og ideer. Punkter skrevet i forretningsformat er struktureret på en formel, professionel og velorganiseret måde. Når du skriver et forretningsdokument, skal du overveje, hvordan stykket vises på papir, organisationen af ​​stykket og dets placering i det samlede dokument. Vær konsekvent på den måde du formaterer dine afsnit på. Brug kortfattet sprog og en simpel stil, så læseren bliver fokuseret på din besked.

Bloker format

Det mest almindelige visuelle format for afsnit i et forretningsdokument er det blokformat, hvor begyndelsen af ​​et afsnit ikke er indrykket. I stedet er hele stykket enkelt adskilt og venstre berettiget, hvilket betyder, at det er justeret med papirets venstre margen. Der indsættes en tom linje efter hvert afsnit for at adskille den fra næste afsnit eller element i dokumentet. Den halvblok, hvor begyndelsen af ​​hvert stykke er indrykket, bruges mindre ofte.

Skrifttype

Punkter i et forretningsdokument skrives i en traditionel skrifttype, såsom 12-point Times New Roman. Undgå at bruge usædvanlige skrifttyper, der afledes af indholdet af din skrivning. Brug samme skrifttype i hele dokumentet, bortset fra overskrifter, der kan bruge en større skriftstørrelse eller indstilles i fed skrift.

Afsnit indhold

Hvert afsnit bør omhandle en enkelt hovedide. Indfør hovedideen i en generel erklæring i afsnitets første sætning. Følg denne emne sætning med et par sætninger, der understøtter hovedideen. Disse kan bestå af informative detaljer eller et argument for at forsvare din ide. Pak omsnittet sammen med en summarisk sætning. Hvis et afsnit løber for længe, ​​risikerer du at miste læseren opmærksomhed. I stedet skal du arrangere et langt afsnit i to eller flere mindre afsnit.

Stykordre

Et forretningsdokument, som f.eks. En rapport eller et brev, begynder med et afsnit, der introducerer emnet for dokumentet. Dette efterfølges af et eller flere afsnit, der udvikler emnet. Et afsluttende afsnit opsummerer de oplysninger, du har angivet, eller beder læseren om at tage en specifik handling. For eksempel kan et brev, der præsenterer årsager til en annoncekampagne, begynde med et indledende afsnit, der foreslår kampagnen, efterfulgt af tre afsnit, der hver især angiver en særskilt begrundelse for kampagnen og et afsluttende afsnit, der beder læseren om at godkende kampagnen. Hvis dokumentet er langt, skal du bruge overskrifter til at adskille store sektioner.

Stil

Mens tonen kan være venlig, er forretningsdokumenter skrevet i en formel stil. Din skrivning kan læses af andre individer som den oprindelige modtager og opbevares af en virksomhed i mange år, så undgå personlige kommentarer. Hold din skrivning på et fagligt niveau ved at bruge kønsneutralt sprog samt korrekt grammatik og stavning. Hold dine sætninger kort og til det punkt. Undgå klichéer, sammentrækninger og slang.