Brug af signaturpuder til elektroniske signaturer

Fremskridt inden for mobilteknologi har medført udvikling af udstyr og software, der er i stand til at fange en persons underskrift og anbringe den på et digitalt dokument, der er gemt på en bærbar eller tablet-enhed. Fordelene ved at bruge denne metode til at drive forretnings- og underskrive dokumenter er klare og overvældende. Antallet af virksomheder, der anvender sådanne procedurer, har været langsomt at øge på grund af omkostninger, manglende forståelse og tøven om at give slip på traditionelle metoder.

Digitale signaturer

Da teknologien forbedres, og flere industrier går ud på sofistikeret digital og mobil metode, bliver brugen af ​​håndgribelige dokumenter fortsat mindre. Der findes flere fordele for brancher og organisationer, der anvender digital signatur-capture-teknologien. Selskaber med mobilforhandlere, især i situationer hvor et stort antal kunder eller kunder kan underskrive papirarbejde eller tilmelde sig programmer fra et enkelt sted, kan drage fordel af implementeringen af ​​digitaliserede processer.

Fordele

Fordelene ved elektroniske signaturprocedurer er rigelige og i mange tilfælde opvejer de up-front omkostninger forbundet med en overgang til sådan ny teknologi. Udenfor sælgere behøver ikke længere at bære stakke af blanke former. Nye konto dokumenter kan leveres og behandles næsten øjeblikkeligt, og postfejl bliver et ikke-problem. Digital signaturoptagelse er også i spidsen for bevægelsen "grøn kontor", da sådan teknologi reducerer behovet for håndgribeligt papir betydeligt.

Capture Devices

Virksomheder, der anvender digitale signaturmetoder og -teknologi, kan vælge fra en bred vifte af enheder til at udføre opgaven med elektronisk overførsel af en skriftlig signatur til digitale dokumenter. Mens den grundlæggende forudsætning forbliver den samme over hele linjen, kan listen over specifikke funktioner og evnerne for hver enkelt enhed variere meget. De fleste enheder er relativt små og kan tilsluttes enhver moderne laptop via USB-datakabel. Specialiseret software installeret på den bærbare computer genkender signaturindgangen, krypterer dataene, tilføjer billedet til det passende sted på dokumentsiden og gemmer hele dokumentet som sin egen separate fil. Mindre dyre signaturpuder er typisk mindre og viser faktisk ikke underskriverens skrivning på skærmen, mens dyrere modeller kan prale med LCD-skærme med baggrundsbelysning og ekstra funktioner.

Problemer

Måske er en af ​​hovedårsagerne til, at mange virksomheder forsinker eller tøver med at anvende digital signaturteknologi, den oprindelige omkostning forbundet med en sådan overgang. Alle relevante dokumenter og ansøgningsskemaer skal konverteres til egnede digitale filer, og alle forsendelsesrepræsentanter skal være forsynet med arbejdsindsamlingsenheder. Mens individuelle signatur puder er billige, kan omkostningerne ved at udstyre en massiv salgsstyrke være ublu. Derudover skal virksomheder, der overvejer omstillingen, konsultere juridiske fagfolk for at sikre, at deres metodologi er korrekt og ikke krænker gældende lokale love eller industriregler. Forbrugerne skal uddannes på de nye teknikker, og organisationerne skal være rede til at forklare og forsvare den.