Hvordan skriver jeg lønningsprocedurer?

Lønning spiller en hovedrolle i din virksomhed, når du har medarbejdere, du skal betale. Hvis du afskediger lønsedlerne til en ansat eller ansætter nogen til at overtage lønningsansvar, kan nedskrivning af lønningskurven forkortes ved at skrive ned lønningsprocedurerne. Skrive lønningsprocedurer sikrer også det samme resultat hver gang lønningen behandles-nøjagtige og rettidige medarbejderlønninger.

1.

Beskriv hvordan medarbejdere dokumenterer og sender tid. Ifølge det amerikanske arbejdsministerium kan en arbejdsgiver bruge ethvert tidssystem, som det ønsker - det være sig et tidsskema, computers tidsporingssystem eller noget andet. Skriv ned, hvordan medarbejderne indsender den tid, der arbejdes for lønningstiden, og hvor ofte lønningskontrollerne skæres. For eksempel, hvis papirkurv timesedler sendes til human resources manager, så list dette i proceduren, så den person, der behandler lønningslisten ved, det er her, hvor de skal hente timelisterne.

2.

Gå gennem handlingerne, som du skriver. Den bedste måde at sikre, at du inkludere alle de trin, der er nødvendige for at behandle lønningslisten, er at skrive trinene, når du går igennem handlingerne for at gøre lønsedlen.

3.

Skriv hvordan man beregner lønninger til medarbejdere. Hvis din virksomhed f.eks. Bruger et edb-program til lønning, skal du skrive de trin, som medarbejderen skal tage for at indtaste lønoplysningerne i systemet for hver medarbejder.

4.

Diskuter, hvordan du foretager betalingsjusteringer. Beskriv de procedurer, som medarbejderen skal tage for at foretage justeringer af lønnen til medarbejderne. Hvis en medarbejder for eksempel tager en ubetalt feriedag, skal du beskrive, hvordan lønningsreguleringen foretages for at fratrække arbejdsdagslønnen fra medarbejderens check.

5.

Liste betalingsplan. Inkluder en beskrivelse af hyppigheden af ​​lønningskontrol er skåret (ugentlig, ugentlig eller månedlig).

6.

Beskriv, hvordan du udskriver checks eller sender lønoplysninger til lønmodtageren. Når medarbejderen indtaster lønoplysningerne i computersoftwaren eller tidssporingssystemet, skal du beskrive, hvordan du udskriver lønningskontrollen eller indsender lønsedelposterne til lønningstjenesten, der udskriver kontrol af virksomheden.

7.

Vedligeholde optegnelserne. Internal Revenue Service foreslår at opretholde medarbejderbetalingskort, som f.eks. W-2s, tidskort, skatteopgørelser og andre lønsedler i mindst tre år. Beskriv, hvor disse registre er gemt, og hvordan medarbejderen skal håndtere arkivering af disse optegnelser eller gemme disse optegnelser (elektronisk og / eller i formular).

8.

Bed en medarbejder om at teste de grove udkastsinstruktioner. Når først det første udkast til trin er skrevet, bedes en medarbejder følge instruktionerne for at se, om de behandler lønningen korrekt. Tillad medarbejderen at give feedback på områder af instruktionerne, der ikke gav mening, eller de havde problemer med at gøre.

9.

Skriv sidste trin. Brug feedback fra medarbejderen til at forbedre og tilpasse lønningsprocedurerne til et endelig format.