Etikette på et konferenceopkald

Små virksomheder kan drage fordel af konferenceopkald for at undgå dyre personlige møder. Dette er særligt nyttigt at afholde et møde med kunder eller kunder, der flyver flyvning væk fra forretningsstedet. Kommunikation via et konferenceopkald med en klient kan være sværere end en personlig præsentation, da virksomheden ikke har den fordel at se ikke-verbal kommunikation og signaler fra klienten. Samlet set kan konferenceopkald være en levedygtig mulighed, der kan spare tid og penge.

Før opkaldet

For at give et godt indtryk under konferenceopkaldet skal den lille virksomhed udfylde en liste over opgaver, før konferencen foretages. Dette omfatter at scoping ud et stille rum på kontoret, hvor opkaldet kan udføres. Det skal komfortabelt rumme alle personer, der er medtaget på opkaldet. Fortrinsvis vil dette omfatte et rundt bord med telefonen i midten, så alle er lige fra telefonen. Dette vil undgå vanskelige tider med at gentage sætninger, fordi den anden part ikke kunne høre klart.

Under opkaldet

Alle deltagere i konferencen skal have en dagsorden foran dem. Dette vil holde opkaldet på sporet. Derudover skal en person udpeges som tilrettelægger for opkaldet. Denne person vil være hovedtaleren og sørge for at opkaldet forbliver på emne og på opgave. Facilitatoren kan også introducere andre, før de taler eller besvarer et spørgsmål. Korrekt etikette dikterer, at kunden eller klienten altid ved, hvem de taler til på et konferenceopkald.

Efter opkaldet

Kompilering af noter og emailing eller faxning til klienten er en god gestus på vegne af den lille virksomhed. Det giver ikke kun en grund til at følge op med kunden, det går også ud over service. Ved at lade klienten vide, at tiden vil ske, kan det forhindre dem i at føle, at de nødt til at tage noter under opkaldet og muligvis savne vigtige informationstyper, der forsøger at holde op med samtalen, mens de tager notater.

Deltagere

Alle deltagere i opkaldet bør rådes til at overholde ordentlig konferenceopkaldsmetode under opkaldet. Dette omfatter undgås unødvendige bevægelser, rustling papirer, taler ud af tur, afbryder andre og spiser eller drikker under opkaldet. Nogle små virksomheder kan finde det fordelagtigt at få en præsentation vist under mødet, så alle er opmærksomme på de punkter, der skal gøres. Dette kan også forhindre folk i at tale oven på hinanden og derved undgå vanskelige situationer under opkaldet.

Overvejelser

Virksomheden skal sikre, at det rette udstyr er tilgængeligt til konferencen. Opkald venter og evnen til at afbryde opkaldet via et inter-office intercom system skal deaktiveres. Inden hvert konferenceopkald skal systemet testes for at sikre, at alt fungerer korrekt. At være uforberedt til konferencen kan sende meddelelsen om, at den lille virksomhed ikke effektivt vil kunne håndtere andre dele af virksomheden. Forberedelse er nøglen ved afholdelse af konferenceopkald.