Sådan skriver du problemløsning Business Letters

For mange forretningsfolk udgør skrivning en udfordring, især når der findes et problemløsningsbrev. Det kan hjælpe med at tænke på den opgave, du står overfor som iboende optimistisk. Ikke alene beskriver du et problem, og dets konsekvenser giver du også en løsning, der skal forbedre tilstanden for begge parter. Uanset om du skriver til en kunde, sælger eller forretningsforbindelse, kan det forhold, at du tager tid at præsentere en løsning, hjælpe med til at sikre, at problemet ikke opstår igen.

1.

Tilbyde første afsnit i dit brev til at redegøre for dit formål skriftligt: ​​Du løser et problem, der er opstået og foreslår, hvad du håber, er en gensidigt behagelig løsning.

2.

Forklar problemet og de relevante baggrundsoplysninger i andet og tredje afsnit, der rammer en rolig, rimelig, hvis ikke venlig tone, der er uden sarkasme eller vrede. Husk at du ikke har foreslået din løsning endnu, og du vil ikke have din læser til at tune din besked.

3.

Beskriv konsekvenserne af problemet i reelle, menneskelige termer, så læseren fuldt ud forstår problemets omfang. Sig, at du skriver til en sælger, der regelmæssigt parkerer sin lastbil foran din bygning i en time hver dag mens han går til frokost ved siden af. På trods af de malede linjer på fortovet tager hans store lastbil flere parkeringspladser og lige foran din bygning. Konsekvenserne af denne handling kan være, at lastbilen fungerer som afskrækkende for dine kunder, nogle der har klaget over denne adfærd.

4.

Stræbe efter elskværdighed ved at sige, at du sætter pris på personens forhold til din virksomhed. Hvis du kan, foreslå en løsning, der trumler de nuværende forhold, som for eksempel at sælgeren parkerer sin lastbil bag på din bygning, hvor han vil nyde rampetilgang og bredere døre.

5.

Nå for en fælles grund, måske ved at sige, at "som medmennesker", deler du et ønske om at holde dine kunder glade, så begge virksomheder fortsætter med at trives og vokse.

6.

Udtryk dit ønske om at høre en alternativ løsning og opmuntre et telefonopkald til at diskutere problemet. Selv hvis du tror der virkelig ikke er et brugbart alternativ, skal det forhold, at du er villig til at underholde et alternativ, blive opfyldt med påskønnelse.

7.

Luk problemløsningsløsningen ved at love at ringe om et par dage. Fortæl din tillid til, at du vil være i stand til at løse sagen tilfredsstillende og takke personen for hans tid og overvejelse.

8.

Bed en kollega om at læse dit brev og bevise det ikke kun for stavning og grammatik, men også for valg af tone og ord.

Tip

• Den menneskelige natur er, hvad den er, der er altid chancen for dit høflige og rationelle problemløsningsløsning vil blive genert afvist. Hvis dette sker, har du altid mulighed for at følge op med et stærkere ordret brev. Bliv optimistisk. De fleste mennesker reagerer positivt på takt og diplomati, selvom de accepterer din løsning modvilligt.