Former for forretningsbrev

Klar kommunikation er hjørnestenen i en succesfuld virksomhed, og skrivning af breve er et af de primære midler, som du kommunikerer med. Uanset om dine forretningsbrev leveres i hard copy eller elektronisk, giver ord og besked et indtryk på modtageren. Erhvervsbreve giver også dokumentation, så sørg for at du bruger dem korrekt. At mastre de mest almindelige forretningsbrev til medarbejdere, kunder og interessenter sikrer, at dine kommunikationer er effektive.

Salgsbreve

Salgsbreve er almindelige værktøjer, der bruges til at fremme dine varer eller tjenester. Disse bogstaver er overbevisende i naturen og giver et opfordring til handling på et eller andet tidspunkt. Hvis du for eksempel kører et regnskabsfirma, kan du sende et brev til potentielle kunder på skatte tid, der introducerer dig selv og tilbyder dine tjenester. Som med de fleste af din virksomhedskommunikation skal du identificere læseren, inden du skriver brevet. Du vil sandsynligvis gerne ramme et generelt brev, som du sender til ukendte potentielle kunder på en postliste anderledes end et personligt brev til en administrerende direktør. Selv når du sender salgsbrev til en gruppe, du har hentet fra en postliste, skal du gøre alt for at adressere brevet til en navngivet person. Medtag funktioner og fordele i brevet og bede om et besøg, telefonopkald eller køb.

Response Letters

Som ejer af små virksomheder bliver du ofte bedt om svar på henvendelser fra kunder, investorer og potentielle medarbejdere. Et hurtigt svar kan spille en vigtig rolle i, hvordan dit brev modtages. Se henvendelsen i åbningen af ​​brevet og giv taknemmelighed for interessen i din virksomhed. Besvar spørgsmålet klart og henvis til eventuelle vedlagte brochurer, prisark eller webadresser, du måtte medtage i brevet. Endelig skal du enten give eller nægte den anmodning, der kom i forespørgslen. Vær klar og uhensigtsmæssig om din beslutning. Giv en kort forklaring, hvis du skal nægte en anmodning kombineret med forslag, hvor personen kan vende om hjælp. Når du giver en anmodning, brug brevet som en mulighed for at sælge yderligere goodwill gennem et kort stykke, der fremmer din virksomhed.

krav

Uanset om du har et krav og har brug for et svar fra en leverandør eller en leverandør eller svarer på et krav fra en kunde, vil du sandsynligvis støde på behovet for at reagere med et krav eller tilpasningsbrev. Vær klar i din skrivning og konkret om det problem, som brevet adresserer. Bevar en respektfuld tone for at få de bedste resultater. Ære følelserne fra utilfredse kunder, der beder om justering eller refusion. Husk at enhver kommunikation du skriver giver mulighed for at opbygge goodwill.

Formater

Alle dine forretningsbrev skal følge et præcist format for at opretholde en professionel tone. Hvis du ikke bruger et brevpapir fra din virksomhed, skal du indtaste dit navn og din adresse øverst i brevet, efterfulgt af datoen du sender den. Skriv derefter navnet og adressen på den person, du sender brevet til, efterfulgt af hilsen. Gør nogle undersøgelser for at finde et navn og en korrekt titel på den person, du skriver. For eksempel læger lægge mærke til, når du adresserer dem som "Mr." eller "Ms" i stedet for "Dr." Efter hilsen, skriv dit brev ved hjælp af et blokformat, med hvert afsnit berettiget til venstre, ved hjælp af et dobbeltrum mellem afsnit. Klarhed og kortfattethed er værdifulde forretningsværktøjer og bør bruges ved skrivning af virksomhedsbogstav. Kom hurtigt til det punkt. Sikkerhedskopier din specifikke anmodning eller svar med understøttende detaljer. Luk med en rekapitulation af åbningen, efterfulgt af en opfordring til handling, hvis det er nødvendigt. Luk med "oprigtigt" eller "tak", og lad så gå omkring fire mellemrum for at underskrive brevet.