Retningslinjerne for skriftlig procedurehåndbøger

Procedurhåndbøger er nyttige værktøjer til forskellige beskæftigelsesindstillinger. Uanset om medarbejderne har brug for at vide, hvordan man bruger kopimaskinen eller hvordan man gennemfører den krævede sundheds- og sikkerhedsuddannelse, kan en procedurehåndbog give et overblik over trinnene. Mange arbejdsgivere designer kombinerede "policy and procedure" manualer, men det er vigtigt at anerkende sondringen: Politikker afspejler regler, mens procedurer afspejler processer og hvordan man gennemfører dem. Ved at sammensætte en effektiv procedurehåndbog er det vigtigt at fokusere på selve proceduren og give de oplysninger, der vil være mere nyttige for medarbejderne til at gennemføre den.

Kvaliteter

En procedure manual skal være nem at læse og bruge. En procedure manual, der kræver sin egen procedure manual kun for at læse den er ikke meget brug for enhver medarbejder. Derudover bør procedurhåndbogen være ensartet i alle elementer, herunder stil, design og information. En procedurhåndbog er designet til at hjælpe andre med at udføre en bestemt opgave, så det skal skrives med læserne i tankerne. De processer, der beskrives, skal være klare og logiske, således at alle læsere kan følge proceduren uden problemer.

Funktioner

Procedurhåndbøgerne vil variere i specifikke funktioner, baseret på den type information, der er detaljeret. For det meste er effektive procedurehåndbøger imidlertid dem, der har klar og konsekvent formatering, så læserne ved, hvordan man følger materialet. Afsnit skal begynde og slutte uden forvirring, og læsere skal ikke undre sig over, hvor et skridt slutter, og en anden begynder. Ved at beskrive trin skal forfattere bruge stærke handlingsord for at sikre, at læsere ved præcis, hvad de skal gøre, og de bør tilbyde forklaringer og muligheder, hvor det er relevant. Alle ikoner, billeder eller grafer / diagrammer skal være indlysende for at forstå og let at følge.

Skrivestil

Skrivestilen til en procedurehåndbog bør stole på klart og præcist sprog. Alle proceduremæssige oplysninger skal være korrekte, og eventuelle akronymer bør afklares med en forklaring inden for parentes - f.eks. "Food and Drug Administration (FDA)." I procedurhåndbøger, der vil være i omløb i nogen tid, skal du undgå at bruge specifikke oplysninger, der kan blive forældet hurtigt. Teknisk sprog og jargon, der ikke er kendt for de fleste, bør undgås.

Design

Udformningen af ​​procedurhåndbogen afhænger i vid udstrækning af den type procedure, der beskrives, men nogle designanbefalinger gælder for alle procedurehåndbøger. En god procedure manual bruger en masse hvidt rum. Det vil sige, manuel er ikke overbelastet med print, men giver snarere masser af indrykning og afsnit pauser for at undgå at skræmme af læseren. Effektive procedurehåndbøger har også tydelige overskrifter og underoverskrifter, samt andre relevante etiketter og beskriver for mange punkter.

ansvar

De ansvarlige for skriftlige procedurer er også ansvarlige for at gennemgå dem regelmæssigt. Hvis materialet bliver irrelevant, skal det fjernes eller opdateres. Hvis oplysningerne ikke er effektive til at hjælpe medarbejdere, skal manualen revideres og forbedres. En procedurehåndbog er kun lige så nyttig som det arbejde, som det giver læserne mulighed for at udføre, og hvis manuel undlader at gøre det, har forfatteren ansvaret for at ændre det.

Populære Indlæg