Hvordan man skriver et brev, der angiver, at en medarbejder ikke længere arbejder der

Til trods for din bedste indsats er det sandsynligt, at en af ​​dine medarbejdere på et eller andet tidspunkt vil forlade virksomheden. Uanset om medarbejderen afslutter større muligheder eller forlader på grund af opsigelse, må du i hvert tilfælde skrive et brev, der angiver, at en medarbejder ikke længere arbejder i din organisation.

Kend brevets mål

Denne formelle meddelelse er undertiden skrevet for at annoncere til arbejdspladsen, at medarbejderen har forladt virksomheden. Men i de fleste tilfælde er det et brev, du skriver til dine leverandører, kunder og kunder, så de bliver opmærksom på, at medarbejderen ikke længere repræsenterer din virksomhed og ikke længere er autoriseret til at afgive ordrer eller udføre tjenester på dine vegne. Husk denne målgruppe, når du skriver brevet.

Tonen i dit brev afhænger af de særlige omstændigheder ved medarbejderens afgang, men det er vigtigt at du først lister målene for dit brev. For eksempel kan dine mål være at informere kunden om medarbejderens afgang og også for at forsikre klienten om, at du har fundet en ny person til at overtage deres konto, så tingene forbliver de samme. Hvis medarbejderen underskrev en oplysningsaftale, kan dit mål også omfatte at informere kunden om denne kendsgerning, så den ikke skaber en akavet situation i fremtiden.

Lav et arbejdsdokument

Din første sætning skal styrke din forpligtelse til at yde enestående service. For eksempel kan du skrive: " Ved XYZ mener vi, at vores kunder er glade og sikre, er vores første prioritet, og vi har brugt år at sikre, at din oplevelse hos os er førsteklasses til enhver tid. "Du skal derefter oplyse klienten om, at medarbejderen afgår din virksomhed.

Du kan vælge at medtage årsagen fra sag til sag. Hvis din medarbejder f.eks. Forlader, fordi en ægtefælle har modtaget et fantastisk tilbud i en anden by, kan du nævne dette, da det kaster medarbejderen i et positivt lys. Når du har forklaret medarbejderens afgang, kan du identificere den medarbejder, du har tildelt til at tage ansvaret for kundens konto og give personens kontaktoplysninger.

For eksempel kan du skrive: " Jeg har tildelt Medarbejder Y at overtage din konto, og jeg er overbevist om, at hans ekspertise og viden om dine ønsker og behov vil gøre denne overgang så problemfri som mulig. Du kan kontakte medarbejder Y på 555-555-5555 eller via email på [email protected]. ”

Reder kunden

Dernæst berolige dine kunder, at du værdsætter deres forretning, og at du er tilgængelig til at besvare eventuelle spørgsmål eller adressere eventuelle bekymringer. For eksempel kan du skrive, " Selvom Medarbejder X ikke længere er hos virksomheden, er du sikker på at vi vil fortsætte med at give dig den fremragende service, du har forventet. For at sikre, at der ikke er nogen problemer, bedes du kontakte mig via e-mail eller telefon, hvis du har problemer, problemer eller spørgsmål under denne overgang. Jeg er også glad for at arrangere et personligt møde, hvis det ville være mere behageligt for dig . "

Proofread og Revider brevet

Giv dit brev til ledende medarbejdere, som du stoler på, så de kan korrekturlæse og gennemgå brevet. Det er en god idé at få den nye kontaktperson, der udskifter din afrejsende medarbejder, også gennemgå brevet. Når du har modtaget input og forslag fra dine medarbejdere, skal du revidere brevet, indtil det opfylder den standard, du har brug for.

Giv det reviderede brev til de samme personer, der gennemgik det første udkast, for at sikre, at du har medtaget alle relevante oplysninger og oplysninger. Skriv brevet og lav ordninger for at få det leveret til dine kunder.