Sådan skriver du en Incident Action Plan

Et hurtigt og hensigtsmæssigt svar på en hændelse kan hjælpe din virksomhed med at forhindre en presserende situation fra at blive en fuldblodskrise. I stressperioder kan dit personale få panik eller gøre udtalelser, der skader din virksomhed. Udformning - og gennemførelse - En omfattende hændelseshandlingsplan giver dig mulighed for at etablere en klar og specifik politik og kan endda gøre det muligt for dine medarbejdere at praktisere deres reaktioner på hændelser på forhånd.

Definer et tilfælde

At have klart definerede regler, en skriftlig handlingsplan og en klar kommandokæde vil styrke din organisation som den står over for et potentielt public relations mareridt. Ledelsen i din organisation kan have forskellig forståelse for, hvad der udgør en hændelse. Klart definere en hændelse i din responsplan, og hvis der er for mange mulige hændelser til at specificere dem, skal du prøve at notere egenskaber ved en hændelse i stedet. For eksempel kan du definere noget som en hændelse, der underkaster din virksomhed negativ offentliggørelse, der koster virksomheden flere penge end det, der er i dit budget, eller som afslører virksomhedshemmeligheder.

Rapporteringstold

For at ordentligt håndtere en hændelse skal du sørge for, at de relevante ledere straks informeres. Bemærk klart, at lederen med ansvar for håndtering af hver type hændelse, og skitsere kommandokæden til at håndtere kriser. Det er også klogt at etablere procedurer for, hvordan en hændelse vil blive dokumenteret. Du kan f.eks. Udvikle en fortroligt hændelsesrapport formular. Etablere klare deadlines for, hvor hurtigt en hændelse skal rapporteres - omgående, ved slutningen af ​​dagen eller ved ugens udgang.

PR

Incidenter kan spiral ude af kontrol, når de plager din virksomheds omdømme. Ligeledes kan korrekt håndtering af kriser gennem virksomhedernes ansvar og integritet bevare kundeloyalitet på lang sigt. Etablere en klar politik for, hvordan og hvornår hændelser vil blive rapporteret til offentligheden, samt hvordan du håndterer det, når en ekstern enhed får vind af en potentielt skadelig krise. Hvis en hacker f.eks. Får adgang til din virksomheds computer, får du adgang til følsomme kundeoplysninger, dine kunder skal vide. Bestem, hvordan du vil underrette kunder, og sørg for, at du har klare politikker til at afhjælpe kundeproblemer.

Undersøgelse af hændelser

Det er ikke nok at reagere på en hændelse og beskæftige sig med PR-problemer i umiddelbar efterdybning. Du skal også oprette klare mål for at undersøge årsagen til hændelser og afhjælpe eventuelle politikker eller procedurer, der har bidraget til hændelsen. Skitsere hvem der er ansvarlig for at undersøge hændelser og hvad der udgør en løsning af hændelsen. Du bør også tage stilling til, om du vil frigive oplysninger om en undersøgelse til offentligheden.