Skal en arbejdsgiver holde en betalingstub?

Føderale arbejdsmarkedslove kræver, at du beholder lønsedler for dine medarbejdere, men du behøver ikke at generere en checkstub for dig selv eller dine medarbejdere. Men nogle stater har arbejdsmarkedslovgivning, der gør det obligatorisk at levere detaljerede lønsedler til medarbejderne. For eksempel skal en arbejdsgiver i Illinois give en stub eller et særskilt dokument, der indeholder alle fradrag, og i Californien skal arbejdsgiverne stille en stub eller dokumentation til rådighed for medarbejderen for alle lønningsdata, der bruges til at beregne hans nettoløn. Du kan beholde en kopi af pay stubs som en del af dine obligatoriske lønningsposter. Medmindre stubben indeholder alle de nødvendige oplysninger, vil stubben alene ikke opfylde føderale love.

Oplysninger, du skal beholde

Føderal lov kræver, at du beholder grundlæggende oplysninger om hver medarbejder, herunder hans fulde navn og adresse, socialt sikkerhedsnummer, køn, erhverv og, hvis en medarbejder er under 19 år, hans fødselsdato. Hver lønliste skal vise dag og klokkeslæt, hvor arbejdsugen begyndte, antal timer arbejdstagerne arbejdede hver dag og de samlede timer for arbejdsugen. Records skal vise grundlaget for at bestemme lønningerne. Du skal vise medarbejderens faste timepris, samlede faste lønninger og samlede overarbejde for nonxempt medarbejdere, men du kan ekskludere disse oplysninger for fritagne medarbejdere. Rekorder skal angive hver fradrag eller tillæg, der påvirker medarbejderens løn, de samlede nettolønninger, lønperioden og betalingsdagen.

Tilbageholdelsesperiode

Selv om statslovgivningen varierer, kræver de føderale lovbestemmelser dig at beholde lønningsregistre, købs- og salgsdata, der bruges til at beregne løn- og unionskontrakter i mindst tre år. Bevar kildedokumenter for lønningslister, såsom tidskort, arbejdskort og tidsplaner, i mindst to år.

Kilde Dokumenter

Du kan bede medarbejdere om at bruge et ur ur, registrere deres stop og start tid elektronisk eller udarbejde en manuel tidsrapport. Føderale lov tillader også dig at acceptere en rapport fra en tidtager på hver medarbejders arbejdstid. Hvis medarbejderen arbejder en fast tidsplan, kan du beholde en kopi af tidsplanen og kun optage undtagelser.

Opbevaring af poster

Føderal lov kræver, at arbejdsgiverne opretholder lønregister på en sikker placering på medarbejderens arbejdsplads eller arbejdsgiverens centrale sted. Hvis en inspektør fra Arbejdsministeriet anmoder om en undersøgelse af dine optegnelser, skal du være i stand til at producere filer, der er lagret offsite, ikke mere end 72 timer efter, at han har fremsat anmodningen. Fordi pay stubs og payroll records indeholder personlige oplysninger, er det bedst at beholde sådanne filer i en låst skuffe med adgang begrænset til dem, der har et reelt behov for at gennemgå filerne.