Hvordan man skriver en regional konference budget for et nonprofit

Mange nonprofit organisationer bruger konferencer til at rejse midler til foreningen, mens andre ser en konference som en udgift. Regionale konferencer tegner typisk mindre folkemængder end de nationale, så du skal planlægge lavere stordriftsfordele. Når du opretter budgettet til dit møde, kan du vide, at dine bundlinjemål skaber dine udgifter og markedsføringsaktiviteter for at opfylde dine mål.

1.

Få budgettet fra den foregående konference, samt budgetter, der går tilbage mindst tre år, hvis det er muligt. Få kopier af alle kontrakter for hver konference, herunder lokaler, catering, audiovisuelle, marketing, højttalere og transport. Kontakt din nationale organisation, hvis du er et kapitel eller distrikt, der holder en bedrift en regional konference og spørg, hvad finansiel, marketing eller logistisk support det nationale kontor tilbyder. Spørg om du har økonomiske forpligtelser til at være vært for nationale repræsentanter eller fremme sponsorer.

2.

Skriv en liste over de aktiviteter, der finder sted på konferencen som mandat af dit bestyrelses- eller konferenceudvalg og alle udgifter i forbindelse med disse aktiviteter. Inkluder cocktailpartier, banket, golf eller tennis turnering, foredrag, udvalgsmøder, messer, ægtefælle og børns aktiviteter og dans. Skriv en liste over ikke-aktivitetsudgifter, som f.eks. Bestyrelsens logi og rejse, konference markedsføring, programbogtrykning, besøg på stedet, registreringsboks og leverandøranmodning.

3.

Opret et hovedbudgetdokument, der viser dine forventede indtægter og udgifter nede i venstre side af siden. Inkluder indkomstkilder såsom registreringsgebyrer, aktivitetsgebyrer, programbogsreklamer, sponsorater, messebutikker, produktgivers muligheder og lotterier. Angiv dine udgifter ved faste og variable omkostninger. For eksempel ændres dine audiovisuelle udgifter ikke med dine registreringsnumre, men dine kost- og drikkeomkostninger vil.

4.

Udvikle breakout budgetter til forskellige områder af din konference, såsom uddannelse, underholdning, aktiviteter, marketing, on-site logistik og fagudstilling. Vis omkostningerne til at administrere hvert område. Eksempelvis kan logistik på stedet omfatte registreringsskrivebordspersonale, walkie-talkies, badges, registreringssoftware, pendulkørsel og deltagerposer. Et markedsføringsbudget bør omfatte alle pre- og post-event print og digital reklame og kampagner.

5.

Kontakt potentielle højttalere eller organisationer, der kan give højttalere til at bestemme, om du bliver nødt til at betale talegebyrer og rejser, logi, måltider og andre gebyrer. Kontakt brancheleverandører, som måske leverer gratis højttalere i bytte for eksponering på din begivenhed. Opfordre frivillige fra dit medlemskab, som planlægger at deltage i arrangementet på deres bekostning, og som er kvalificerede eksperter og erfarne højttalere.

6.

Lav tre kopier af dit budget, så du kan oprette scenarier baseret på lav, moderat og høj deltagelse, og lave, moderate og høje indtægter fremskrivninger. Undersøg effekten af ​​forskellige deltagelsesniveauer og afgøre, hvor du bliver nødt til at reducere udgifterne eller få mulighed for at øge udgifterne, baseret på deltagelsesniveauer og sponsorering.

Ting, der er nødvendige

• Tidligere budgetter
• Tidligere kontrakter
• Nationale organisationskrav