Hvordan man skriver protokollen for forretningsmøder lovligt

Referatet af et forretningsmøde er et juridisk dokument, du skal beholde. Dette gælder især for virksomheder, men uanset hvordan du har organiseret din virksomhed, kan du have brug for forretningsminutter til at forsvare retssager, forklare udgifter til Internal Revenue Service eller støtte et krav om ophavsret, for at give et par eksempler. Tildel nogen til at tage minutter på en velordnet og organiseret måde, så du kan holde møde notater på filen til fremtidige behov.

1.

Skriv eller skriv en overskrift, der angiver emnet for mødet. For eksempel kan du skrive, "Møde for at diskutere ny produktstrategi." Inkluder dato og klokkeslæt. Liste over lokalet, som "konferencelokale i tredje etage" eller "advokat James Smith, Esq." Inkluder adressen. Giv navnene til dem, der er fysisk til stede, såvel som dem, der deltager elektronisk via telekonference eller videokonferencer.

2.

Angiv tidspunktet for indkaldelsen af ​​indkaldelsen og hvem der ringede til det. Dette indikerer, at mødet officielt begyndte. Selvom dette kan virke som et lille punkt, kan det faktisk være afgørende i nogle situationer. For eksempel, hvis nogen havde truffet en beslutning før mødet blev indkaldt til ordre, kunne virksomheden hævde, at beslutningen ikke var sanktioneret af ledelsen, fordi den ikke var en del af det officielle møde.

3.

Skriv en note, der siger, at quorummet var opfyldt. Uanset om du tager notater til et bestyrelsesmøde eller et afdelingsmøde, skal du angive, om der er et tilstrækkeligt antal deltagere til at gøre mødelederen. Dette nummer kommer fra firmaets vedtægter eller angivne politikker.

4.

Noter om alle diskussioner af forretningsposter. Angiv, hvad diskussionen drejede sig om, hvilke konklusioner der blev opnået, hvem der var uenige og hvilke handlinger der blev angivet efter en beslutning. Hvis deltagerne stemmer, registrerer resultatet af afstemningen og angiver hvem der stemte for og imod foranstaltningen. Hvis en diskussion resulterer i enighed om, at der ikke bør træffes foranstaltninger, men at sagen skal drøftes på et senere møde, skal du omhyggeligt registrere konsensus.

5.

Skriv "møde afbrudt" og giv det tidspunkt mødet sluttede. Angiv eventuelle resterende forretninger, der ikke blev diskuteret. Indtast ikke nogen samtaler, der opstår efter afbrydelsen, fordi disse ikke er en officiel del af mødet.

Tip

• Den person, der tager notater, bør altid bede en overordnet stemme om at godkende referatet af et møde. Dette indikerer, at en vejleder eller leder har gennemgået dokumentet og finder det nøjagtigt.