Hvordan man skriver et brev faldende for at refundere penge

Ingen småfirmaer kan lide at have en ulykkelig kunde, men det er ikke altid muligt at løse problemer i kundens favør. Hvis en kunde anmoder om tilbagebetaling for penge brugt på dit produkt eller din tjeneste, skal du gennemgå alle tilgængelige oplysninger og afgøre, om omstændighederne berettiger tilbagebetaling. Hvis du beslutter dig for ikke at udstede en refusion, skal kunden straks vide ved at sende hende et høfligt men fast afslagsbrev, der kortfattet forklarer dine grunde til at afvise refusionsanmodningen.

Brug professionel stationær og hilsen

Brug firma brevpapir og følg standard business letter format, når du skriver dit brev. Medtag datoen og kundens fulde navn og adresse samt en kortfattet emnelinje - "Emne: Din anmodning om refusion af 10. maj", for eksempel. Åbn med en formel hilsen som "Kære Fru Smith:" for at indstille tonen.

Skriv i en fast, høflig tone

Brug fast men høfligt sprog. I dine første par sætninger skal du bekræfte anmodningen om refusion og kortlægge de trin, du tog for at undersøge omstændighederne og komme frem til din beslutning. Styr din sag med sætninger som "Jeg har personligt undersøgt situationen omkring din anmodning" eller "Jeg talte med vores leder efter at vi har gennemgået betingelserne i din kontrakt.".

Tag en undskyldning

Udtryk høflig beklagelse, men angiv klart, at du aftager anmodningen og giver årsagen til dit hovedafsnit. Citer en specifik virksomhedspolitik for at retfærdiggøre din beslutning, når det er muligt.

Eksempel

Hvis en kunde anmoder om refusion af et nylig købt ur, kan dit brev måske læses:

"Vi beklager, at du er utilfreds med dit nye ur, men vi har besluttet ikke at udstede en refusion. Producentens politik siger klart, at uret ikke er vandtæt og ikke bør bæres under vandet. Du angav, at du havde på dig uret mens du svømmer, hvilket annullerer garantien. "

I andre tilfælde kan du forklare din beslutning ved at påpege, at selskabets garanterede restitutionsperiode er udløbet, eller ved at minde kunden om, at varen blev solgt under en kontrakt med angivelse af "som det er tilfældet - ingen refusion eller returnering."

Forbedre, at du værdsætter kunden

Medtag en kort erklæring i dit afsluttende afsnit, som du sætter pris på kundens protektion. Hvis du er bange for at fremmedgøre en langsigtet eller værdsat kunde, overveje at tilbyde noget af mindre værdi i stedet for en refusion.

Eksempel

Overvej en sætning som:

"Selvom vi ikke kan yde tilbagebetaling på nuværende tidspunkt, værdsætter vi din virksomhed og vil gerne tilbyde dig en rabat på 15 procent på dit næste køb."

En anden mulighed ville være at tilbyde en kredit, der kunne bruges til et fremtidigt køb. Denne trøst kan bløde blæsten af ​​refusionsafslaget. Luk brevet med din formelle virksomheds signaturblok, herunder din håndskrevne underskrift.

Proofread brev før afsendelse

Prooflæse dit brev omhyggeligt. Korrigér eventuelle typografiske eller grammatiske fejl, udskrive en ren kopi og genskrive. For en særligt værdsat kunde eller i tilfælde af en betydelig restitutionsanmodning, overveje at have en anden ejer eller seniorchef gennemgå dit brev, inden du sender det.