Sådan skriver du udlånsprocedurer og policyhåndbøger

Dokumentation af udlånspolitikker og -procedurer hjælper med at strømline operationer, reducere affald og øge kundetilfredsheden gennem standardisering af arbejdsopgaver. Formater afhænger af arten af ​​operationer og medarbejderkrav. Selvom dokumentationens struktur og dybde adskiller sig fra, er der fælles måder at oprette skriftlige retningslinjer for udlånspersonale at følge.

Politiske manualer

Politiske manualer er skrevet på et højt niveau og opsummerer ledelsens holdninger til kritiske dele af operationer. Håndbøger kan berøre risikostyring, lånedokumentation, menneskelige ressourcer og en række andre vigtige emner. Sektioner om etiske værdier er almindelige, og metoder til rapportering af forseelser er typisk skitseret detaljeret. Kritiske juridiske krav og overholdelsesindsats i forbindelse med føderale eller statslige bestemmelser passer godt ind i udlånspolitiske manualer. Manualer skal skrives på sprog, der er let for alle medarbejdere at forstå.

Standard driftsprocedurer

En metode til dokumentation af udlånsprocesser er at oprette standard driftsprocedurer. Disse dokumenter forklarer, hvorfor personale udfører specifikke opgaver, og hvad det overordnede mål for processen er. Indgange, udgange og kunder er typiske komponenter af SOP'er. Relevante interessenter bør citeres i SOP'ens organ sammen med henvisninger til dokumentation. En velskrevet SOP har beføjelse til at informere medarbejdere, standardisere lånbehandling og forbedre den samlede effektivitet i en organisation.

Afdelingen Standard Operating Procedures

Oprettelse af låneprocedurer på institutniveau hjælper bestemte grupper i en organisation med at standardisere processer, der er specifikke for deres jobfunktion. Eksempelvis udfører regnskabspersonale opgaver som registrering af journalposter og afstemning af lånekonti, som andre grupper ikke gør. Oprettelse af afdelingsstandardprocedurer i forbindelse med disse typer opgaver øger intern kontrol og hjælper ledelsen med at udarbejde regnskaber. DSOP'erne beskriver processer på et højt niveau og beskriver, hvorfor opgaver udføres.

Standard driftsvejledning

At have udlånsprocedurer, der beskriver, hvordan specifikke opgaver udføres, er gavnlige for medarbejdere i frontlinjen. Standard driftsinstruktioner anvendes til dette formål og er skrevet på en måde, der giver trinvis vejledning. Hvis opgaver er manuelle eller forberedt i henhold til specifikke kriterier, kan det være svært at træne nyt personale. Men SOI'erne gør træningsprocessen nemmere og giver medarbejderne en hurtig reference til brug, mens de får fat i nye opgaver. Hvis der er mangler i lånebehandling eller kontoadministration, er det nyttigt at se på SOI'er for at vurdere, hvor fejlen opstod.