Hvordan man skriver et kjole kode memo

Virksomheder indfører klædekoder af flere årsager, herunder øget professionalisme og minimering af distraktioner. Kontormeddelelsen, der indfører en ny eller anden kjolekode, bør være tydelig om, hvordan arbejdsgiverne forventer medarbejderne at klæde sig, samtidig med at man opretholder en høflig positiv holdning. Tilsynsførende eller personalepersonale bør skrive notatet ved hjælp af korrekt notatformat og informative meddelelsesteknikker.

Indstilling af politik

De fleste virksomheder forklarer dress code politik i medarbejderhåndbøger eller andre typer af nye medarbejder- og orienteringsmateriale. Notater, der medfører kodenummeroplysninger, kan minde medarbejderne om at overholde kodesystemet. Ethvert memo, der ændrer eller opretter en kjolekode, vil sandsynligvis blive fulgt af en officiel politikændring noteret i medarbejderhåndbogen eller den officielle selskabskodeks.

Memo Format

Notater er kortere og mere uformelle end den gennemsnitlige forretningsbrev. De er normalt en side eller ikke mere end ca. 250 ord. De fleste notater udelader salutationer, lukker og afsnit led. Noter omfatter også emnelinjer, der angiver, hvad notatet vedrører, som f.eks. "Ny kjolekode" eller "Skift i kjolekode". Notatet kan også angive dato og klokkeslæt for afsendelse under eller over fra emnelinjen. De fleste notater inkluderer forfatterens initialer, eller undertiden en underskrift, nederst på siden.

Udarbejdelse af informative meddelelser

Hovedmålet med at skrive et kleskode memo er at kortlægge personalet en ny kleskodepolitik eller ændringer i den nuværende kjolekode. Kjole kode memo skribenter bør bruge standard informativ meddelelsessammensætning. Skribenterne skal indeholde et resumé af de vigtigste punkter i første afsnit, detaljerne i kjolekode, årsagerne til politikken, eventuelle mulige negative kældekodesituationer og en positiv fremadrettede konklusion. Forfatteren skal sikre, at meddelelsen opretholder og bygger goodwill.

Opretholdelse af Goodwill

Goodwill i meddelelser er en vigtig indsats, der viser omsorg og forståelse for medarbejderne. Goodwill er særlig vigtig i informative notater, der kan virke negative for nogle medarbejdere. Medarbejdere, der ikke kan lide kjolekoder eller ikke ønsker at overholde kjolekode, kan sætte pris på fordele i den politik, der er anført efter hver enkelt forekomst af nye regler. Medarbejdere har en tendens til at modtage information om nye koder bedre, når de forstår årsagerne til de politiske ændringer.