Do's & Don'ts of Business Communication

Bestræbelserne på at give en spansk-sprogversion af en lokalvalgtest i Massachusetts tog en underholdende tur, da en kandidat blev mærket "nuværende dragonfly" i stedet for "nuværende sheriffen". Afstemningsfejlen skyldtes en fejl i en bogstav i oversættelsen tekst og førte til tilbagekaldelsen af ​​hundredtusindvis af stemmer, noterer kolonnekvinde Dianne Williamson. Fejl som denne illustrerer vigtigheden af ​​at holde forretningskommunikation gør og ikke huske.

Skriftlig meddelelse

Udkast ikke til et forretningsbrev, memo eller flyer, og udskriv eller distribuér det uden at korrekturlæse materialet først. For at sikre nøjagtighed er det bedst at udsætte teksten for et andet sæt øjne; bede en medarbejder om at korrekturlæse det også. Som Massachusetts-valgfaldet antyder, er dette især vigtigt, hvis du bruger tekst oversat til et andet sprog. Rekruttere en modersmålsprog i det pågældende sprog for at korrekturlæse teksten og sikre, at den formidler den besked, du ønskede. Antag ikke den person, der oversatte materialet, var perfekt.

Kommunikation kanaler

Forsøg ikke at forklare komplicerede eller kontroversielle forretningsplaner eller beslutninger i en e-mail. Arranger et møde med medarbejdere, hvor du kan forklare disse problemer og svare på medarbejderspørgsmål. At gøre disse meddelelser personligt giver dig mulighed for at måle nonverbal feedback og undgå misforståelser, der kan skyldes fejlagtige e-mails. Husk, at e-mails muligvis ikke er den bedste kommunikationskanal til at levere gode nyheder. For eksempel kan en medarbejder finde et kompliment om hans arbejde på et projekt meget mere meningsfuldt, hvis du tager tid til at stoppe ved sit skrivebord og levere det personligt.

Terminologi

Indsæt ikke jargon, akronymer eller tekniske termer, når du kommunikerer om din forretning med de offentlige eller ikke-tekniske medarbejdere. De, der ikke er bekendte med din industris akronymer, kan savne klumper af din talte besked, mens de forsøger at dechiffrere et akronym, du brugte i tidligere sætninger. Jargon og tekniske termer i skriftlige materialer kan få læseren til at smide dit marketingmateriale i stedet for at forsøge at dechifrere det. Forvirrende vilkår gør dine tilhørere til at føle sig som outsidere, en effekt, du ikke vil have på kunder eller medarbejdere. Undgå at bruge den nyeste catchy sætning, der gør sin vej gennem amerikansk kultur. Fokus i stedet for udtryk, der kunne forstås af en syvende studerende.

Ærlighed og Brevity

Fortæl sandheden eller anerkend når du ikke er klar til at diskutere et emne, men ikke lyve for medarbejdere eller kunder. "I stedet for at lyve, træne dig selv for at reagere, " Jeg er ikke fri til at kommentere "eller" Jeg kan ikke svare det helt lige nu ", når du bliver spurgt om fortrolige eller følsomme emner, " rådgiver forretningscoach Stever Robbins. Fortsæt kommunikationen kort, når det er muligt. Forskning fra University of Tennessee viser, at den gennemsnitlige voksen har et opmærksomhedsspænd på 20 minutter, Notes Inc. magazine. Spørg dig selv, hvor vigtigt det er, at hvert stykke information er før, inklusive det i et brev, e-mail eller præsentation. Når du taler til en gruppe, skal du holde publikum involveret ved at stille spørgsmål, bruge korte videoklip og fortælle historier, der illustrerer dine nøglepunkter.