Sådan opdateres en policyhåndbog

En virksomheds politikhåndbog er dens tegning for interne operationer. Det er en skriftlig vejledning til, hvordan virksomheden interagerer med medarbejdere og driver sin virksomhed. Politikker dækker alle aspekter af, hvad en virksomhed forventer af medarbejdere, såsom deltagelse, sikkerhedsregler, lovmæssig overholdelse af arbejdslovgivning, facilitetsstyring og kleskoder. Politikker er retningslinjer, der definerer virksomhedens regler og procedurer, og konsekvenserne for ikke at følge dem. Politiske manualer bør regelmæssigt revideres og opdateres, når det er nødvendigt.

Hvem er ansvarlig

Overordnet ledelse skal gøres opmærksom på ændringer i politikker og procedurer og godkende dem, men i mange virksomheder er personaleansatte ansvarlige for at revidere politikker og ajourføre dem. Hvis der ikke findes nogen human resources afdeling, kan ledende medarbejdere være ansvarlige for opdatering af politikker. Politikker skal være aktuelle med relevant lovgivning og regulativer, og det er en god idé at få dem regelmæssigt gennemgået af en advokat.

Hvornår skal du gennemse

På grund af løbende ændringer af lovgivningen vedrørende beskæftigelse, industri og erhvervsliv, bør politibøgerne opdateres regelmæssigt. De bør revideres mod lovgivningen kvartalsvis eller årligt eller sammen med regnskabsrevisioner. Et abonnement på en menneskelig ressource eller virksomhed lovgivningsinformation hjælper med at holde sig orienteret om lovændringer, der kan påvirke din virksomheds politikker.

Hvad skal man gennemgå

Gennemgå politikker for anvendelse til publikum. For eksempel er en politik om deltagelsesregistre, der refererer til manuelle tidsskrifter, der er indsamlet af tilsynsmyndigheder, forældet og rettet mod det forkerte publikum, hvis din virksomheds IT-chef implementerede et automatisk elektronisk tilstedeværelsessystem. Gennemgå alle trin i politikker for at sikre, at der ikke er noget udladet eller overset. For eksempel, hvis firmaets sikkerhedspolitik kræver opbevaring af forlængerledninger umiddelbart efter brug, skal trinene til autoriseret anvendelse af forlængerledninger ikke udelade trinnet om opbygning af ledninger og opbevaring i værktøjskabiner. Ud over at gennemgå for overholdelse af lovgivning og forskrifter, gennemgå politikker for nuværende praksis og procedurer samt aktuelle produkter og tjenester.

Sådan opdateres

Politiske manualer er papirkopier af skriftlige politikker gemt sammen i et bindemiddel, med en master kopi i et tekstbehandlingsformat. Originale kopier holdes intakte, og efterfølgende opdateringer kategoriseres med en eller anden type opdaterings nummereringssystem, så ændringer spores og dateres, og den nyeste version er noteret og let at se. Autoriserede opdateringer foretages til den elektroniske kopi, udskrives, placeres i masterbinderen og distribueres til alle involverede, så de bliver informeret om politikændringen. En signeret kvittering for modtagelse af den opdaterede politik er ofte påkrævet.