Sådan skriver du et klagebrev til et firma

Når du driver en virksomhed, interagerer du med leverandører lige så meget som kunderne. Når en kunde har en klage for dig, bør du løse det. Netop det samme, hvis du har en klage hos en leverandør, bør du forvente det at blive løst. Det kan dog være svært som en lille virksomhed at få opmærksomheden hos et stort selskab. Brug et klagebrev til at komme igennem til de rigtige personer.

Adresser

Indtast dit navn, titel, firmanavn, adresse og datoen øverst på brevet. Dette er vigtige oplysninger for at give, hvis du vil modtage et svar på dit brev. Hvis du har navnet på en kontaktperson, skal du indsætte hendes navn og titel øverst i brevet. Følg det med navnet på firmaet og dets adresse. Hvis du ikke har et kontaktnavn, skal du blot udelade navnet og indsætte "Consumer Complaint Division" efter firmaets navn.

Forklar tidligere forhold

Sammendrag dit tidligere forhold til virksomheden. For eksempel, hvis du har brugt virksomhedens produkter i 10 år, fortæl læseren dette. Du kan også angive mængden eller værdien af ​​dine årlige eller månedlige køb fra virksomheden. Dette viser modtageren at du har et langvarigt forhold, der er værd at bevare. Fortæl virksomheden, at du vil fortsætte dette forhold, men kun hvis din klage er løst.

Indhold

Vær detaljeret for at forklare din klage. Forklar hvilken service eller produkt virksomheden har forsynet med, herunder et serienummer, hvis det er relevant. Fortæl modtageren, når købet blev foretaget eller tjeneste blev leveret, og hvor det fandt sted. Forklar problemet klart, og bede om en bestemt beslutning, som f.eks. En refusion. Afslut brevet ved at angive, at du vil give dem en bestemt tid til at reagere, inden du søger hjælp fra forbrugerbeskyttelsesgruppen. Endelig angiv et telefonnummer, hvor du kan kontaktes og henvise til din adresse ovenfor.

Tips

Vær rolig og høflig, når du skriver dit brev. Det er ok at lade virksomheden vide, at du er utilfreds, men brug ikke truende eller vredt sprog. Før du sender et brev, skal du prøve at ringe til den lokale afdeling af virksomheden. Hvis det ikke virker, så send et brev til det nationale hovedkvarter. Hvis alt andet fejler, skal du kontakte dit nationale forbrugerbeskyttelseskontor eller Better Business Bureau.