Hvordan man skriver et brev til en forretningstransaktion

Et brev må ikke kvalificere sig som et juridisk dokument, men det kan tjene som bevis for, at en forretningstransaktion går galt. Selvom du skriver et brev for at bekræfte eller detaljere en forretningstransaktion for din lille virksomhed, du allerede har diskuteret med nogen, er det vigtigt ikke at miskommunikere. Efter nogle få vil grundlæggende brevskrivningsprocedurer hjælpe dig og din medarbejder med at forblive på samme bølgelængde, gennemgå alle fakta og holde din transaktion glat.

1.

Skriv dit brev på firmaets brevpapir. Dette vil give modtageren en nem måde at kontakte dig, hvis hun har spørgsmål vedrørende indholdet af artiklen. Dette kan også beskytte dig mod personlige ansvar ved at bekræfte, at brevet kommer fra firmaet og ikke dig personligt.

2.

Adress brevet til en person frem for en afdeling. Hvis det er muligt, brug personens navn i hilsen frem for "Dear Sir" eller "Til hvem det kan bekymre sig."

3.

Beskriv årsagen til brevet i første sætning, f.eks. "Jeg skriver for at bekræfte vores diskussion vedrørende ..."

4.

Følg din erklæring med transaktionens specifikationer. Skriv f.eks. "Jeg bekræfter din bestilling af 15 tilfælde af ACME-widgets, model # 223, der skal leveres senest den 23. december 2011." Hvis du blot henviser til widgets, uden modelnummer eller leveringsdato, kan det føre til fejlkommunikation. Tilføjelse af disse oplysninger vil gøre modtageren opmærksom på en fejl, hvis man har lavet en.

5.

Gennemgå dit brev for at se, om du har dækket de fem WS: hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor. Antag ikke, at fordi du har talt i telefonen, behøver du ikke at medtage navnet på den person eller virksomhed du har at gøre med i brevet. Når du sagde, "næste torsdag, " kunne din kollega have troet, du mente ugen efter du gjorde. Vær så specifik som om du skriver brevet til en person, der ikke har kendskab til transaktionen.

6.

Angiv den overvejelse eller fordel, som hver af jer vil modtage. Skriv f.eks. "Jeg bekræfter din bestilling af 15 tilfælde af ACME-widgets, model # 223, der skal leveres senest den 23. december 2011. Den samlede pris på ordren bliver $ 2, 847.52."

7.

Tilføj en opsigelsesdato til din transaktion. Hvis du ikke begrænser det tidspunkt, hvor dit tilbud er godt, kan din associerede være i stand til at udnytte markedsforholdene, der gavner ham, og såre dig uger eller måneder efter din planlagte transaktionsdato.

8.

Stavekontrol dit brev. Ud over at se uprofessionelt kan typografier føre til transaktionsfejl og koste dit firma penge.

9.

Tæt med en indikation på, at du vil tage et telefonopkald fra din klient, kunde eller forretningsforbindelse, hvis hun har problemer.

10.

Medtag din titel og firmanavnet under din underskrift. Dette kan beskytte dig mod personlige ansvar, da det vil gøre det klart, at du optræder som agent for din virksomhed.

11.

Tilføj et postscript, eller PS Information i en PS skiller sig ud og giver dig mulighed for at fremhæve eller gentage vigtige oplysninger.