Sådan skriver du en RFP for Marketing Collateral Materials

Hver virksomhed har marketing sikkerhedsmaterialer, uanset om det er en samling af salgsblade til dit salgsteam eller produktbrochurer til dine kunder. Mens markedsføringssikkerhed omfatter dit websted, refererer "materialer" typisk til trykte medier. Hvis du planlægger en produktlancering, samler et pressesæt, reviderer forældede materialer eller deltager i et messe, har du måske brug for ekspertise hos et agentur eller en printer til at producere dine materialer. I så fald skal du skrive en anmodning om forslag eller RFP.

Indledende planlægning

Før du skriver RFP, har du nogle indledende planer til at fuldføre. Først definerer målet for dine marketing sikkerhedsmaterialer. For eksempel, hvis du deltager i et messearrangement, skal du have sikkerhedsstillelse, som f.eks. Et standbanner, bordpladedisplayer og brochurer. Indstil derefter et budget, som kan være en procentdel af de faktiske eller forventede bruttoindtægter fra projektet. Endelig tildele et tværfunktionelt projektteam, herunder dem, der vil arbejde på projektet, såsom en marketingchef, og dem, der vil drage fordel af projektet, såsom et salgsteam.

Det grundlæggende

Start RFP med grundlæggende oplysninger, såsom et kort overblik over virksomheden og beskrivelse af din virksomheds mission eller vision. Introducer dig selv og lav en tone for dine materialer. Hvis du er et opstart energibesparende selskab, og din mission er at gøre sunde levende sjov, vil en leverandør have forskellige ideer, end hvis du var et konservativt finansfirma. Etablere de tre bedste mål for de færdige materialer.

Arbejdets omfang

Detaljer dine forventninger til de endelige resultater. Forklar, hvordan materialerne vil blive distribueret eller vist. Beskriv hvilke strategier du vil bruge. For eksempel, hvis din sikkerhed er for et salgssæt, skal du forklare, hvordan dine salgsrepræsentanter ville bruge materialet på et opkald, og hvilke stykker der ville overlades til den potentielle kunde. Forklar også, hvad der er uden for anvendelsesområdet. Mens et agentur kan udmærke sig ved rebrands, skal du være klar over, at dit projekt ikke indeholder det.

Leverandørens muligheder

En del af din RFP er designet til at give dig indsigt. Spørg, hvad kerneegenskaber en leverandør har. Hvis du for eksempel skal til messe og har brug for multimediesikkerhed, skal du spørge, om printeren kan producere både bannere og brochurer. Hvis du opretter et pressesæt, spørg, om agenturet også skriver kopi eller giver design, og hvis det har en printleverandør til de endelige leverancer. Spørg, hvem der ville blive tildelt til dit projekt, og hvad den pågældende persons rolle ville være.

Vurdering og prisfastsættelse

Vær på forhånd og fast på dit budget. Du kan tilbyde en rækkevidde, men vær klar over dit maksimale budget. Dette gør det muligt for en leverandør at målrette et projekt og pris det i overensstemmelse hermed, men også være fleksibelt, hvis der opstår uventede omkostninger. Spørg hvad der kan påvirke den endelige pris og hvordan estimatet bryder sammen.

Tidslinje

Når du opretter din tidslinje, skal du inkludere den mest kritiske dato. Hvis du går til en messe, skal du ikke bruge datoen for arrangementet som din frist. I stedet fastsætter fristen for, hvornår du skal sende materialer til stedet. Arbejd baglæns fra din kritiske dato og medtag vigtige møder, når der skal vises bevis fra andre hos din virksomhed. Bed sælgerne om at levere standard vendingstidspunkter for projekter som din.

Leverandørvalg

Når du har en komplet RFP, skal du finde potentielle leverandører. Brug anbefalinger fra dit professionelle netværk til at indsnævre din søgning. Review bureau eller printer porteføljer online. Lav en kort liste over kvalificerende spørgsmål og opkaldsleverandører, inden du sender din RFP til skærmens projekttilpasning og leverandørens tilgængelighed. Når du sender flere RFP'er, skal du oprette et regneark for at sammenligne svar om omfang, omkostninger og muligheder.