Sådan skriver du en samlepolitik for en medicinsk kontor

At sende fremragende patientregninger til indsamlingsagenturer koster dig værdifuld tid og penge. Før du tager den vej, er det bedst at samle gæld i huset. Dette opnås bedst ved at skabe politikker for dit personale og dine patienter at følge, før du selv åbner din praksis. Hvis du ikke har skriftlige indsamlingsinstruktioner, skal du oprette effektive politikker for at reducere dine tab og opbygge en jævn betalingsproces i din praksis.

Opret plan for indsamling af sambetalinger

En af de nemmeste måder at indsamle vedbetalinger på er at kræve fuld betaling, når patienter logger ind på hver aftale. Ifølge American Medical Association er sundhedsforsikringstendenser mere og mere ansvarlige for betaling til patienter, og læger skal være opmærksomme på dækningsændringer, som de opstår. I politikken skal du rette receptionens receptionister om at gennemgå hver patients nuværende forsikrings ID-kort for at sikre, at den relevante sambetaling er opkrævet. Send et tegn i receptionen, at sambetalinger forfalder ved indtjekning.

Insistere på veluddannede kodere

Din samlepolitik skal indeholde klare instruktioner til din kontorleder for at kontrollere legitimationsoplysninger for medicinske faktureringskonsulenter, der tildeler koder til forsikringsanmodninger, inden de sendes ud. Du kan miste penge og modtage unøjagtige og utilstrækkelige forsikringsgebyr på grund af forkert kodning. Medtag angivne, obligatoriske træningsprogrammer for dit faktureringspersonale gennem lægeforeninger, forsikringsselskaber og andre tilgængelige træningskilder. Træn alle faktureringskonsulenter på forskellige forsikringsprocedurer og hvordan man korrekt kan indgive en appel.

Bestem formularer for betaling, du accepterer

Et effektivt medicinsk kontor opretter planer med kreditkortudbydere for at acceptere betalinger med debet og kreditkort på kontoret. Uanset om du tager kortet ved check-in for sambetalingen eller stole på betalinger via telefon, når du foretager opfølgningsopsamling kræver uudbetalte udgifter, kan du acceptere alle former for kreditkort kraftigt strømline dine samlinger betydeligt. Samtidig opretter du processer for at acceptere checks, der omfatter kontrolidentifikation. Indarbejde nogle af de praksis, som Federal Trade Commission har givet for at bemærke røde flag for at spotte svig eller identitetstyveri. Det kan omfatte mistænkelige identifikationskort, der ser ud ændret, ugyldige telefonnumre og adresser, og når en person ikke svarer til beskrivelsen på den viste ID.

Udvikle Plan for Skæring af Patienter Off

Uanset om du ser patienter uden forsikring, der betaler kontant eller giver patienter med høje betalinger for at overføre en balance, skal du indføre politikker, der leder personale til at skære folk fra tjenester, når de har en uacceptabel balance. Indstil en grænse, f.eks. $ 100 eller $ 250. Når en patient skylder dig så meget eller mere, nægter du at se dem, indtil saldoen er betalt. Spell ud i politikken, hvor meget du vil opkræve for forsinkede betalinger, ubesvarede aftaler og gebyrer, du pådrager dig, hvis konti overføres til et samlingsbureau.

Vælg samlingsselskab

Endelig vil der være tidspunkter, at du bliver nødt til at ty til et samlingsbureau. Angiv deadlines i din indsamlingspolitik, der definerer, hvornår du overfører konti til et eksternt bureau, så dine medarbejdere ikke skal træffe individuelle beslutninger. Forskningsmuligheder i indsamlingsbureauer og vælg en efter omhyggelige interviews. Find ud af, om agenturet har erfaring med sundhedsindsamlinger og privatlivslovgivning, hvilken procentdel det opkræves for samlinger, hvilken type information det kræver af dig og hvilke andre tjenester det kan give dig. Kontroller mindst to referencer, før du beslutter, hvilket agentur du vil bruge, når du har brug for det.