Sådan skriver du en forretningsforespørgselsbogstav

Som virksomhedsejer har du sandsynligvis grund til at skrive mange anmodningsbreve - fra anmodninger om betaling til anmodninger om yderligere oplysninger. Når du har etableret en professionel og venlig skabelon til sådanne breve, kan du tilpasse det til dine fremtidige behov - og spare værdifuld tid.

1.

Skriv din anmodning brev på business papirvarer. Hvis du mangler denne ressource, skal du skrive dit firmanavn øverst på siden i 16- eller 18-punkts-typen. Vælg en professionel skrifttype, som Arial, Verdana eller Times New Roman. Centrer dit navn, titel og kontaktoplysninger nedenfor i en mindre skrifttype, som f.eks. 14 point.

2.

Brug en formel hilsen til din anmodning brev, såsom "Kære Fru" eller "Kære Mr." Brug modtagerens efternavn, men ikke fornavn, da denne alt for venlige hilsen ligner den formelle karakter af din anmodning.

3.

Åbn dit brev med en direkte og kortfattet erklæring, der opsummerer dit formål med at skrive. For eksempel kan du sige: "Som nyt medlem af Westland Chamber of Commerce skriver jeg for at anmode om databasen for medlemskabet 2012, som jeg blev lovet, da jeg blev medlem af gruppen sidste måned."

4.

Giv en kort forklaring på din anmodning, hvis din hensigt ikke er eksplicit klart, og angiv yderligere oplysninger om, at modtageren muligvis skal opfylde din anmodning. Medtag dit telefonnummer og de bedste tidspunkter for at kontakte dig, hvis hun har spørgsmål til din anmodning.

5.

Gør det så enkelt som muligt for modtageren at overholde din anmodning. Inkluder en stemplet selv adresseret konvolut, så hun kan sende information uden omkostninger. Eller tilbud om at stoppe ved og afhente de oplysninger, du har brug for. En større bekvemmelighedsfaktor bør inspirere et hurtigere svar.

6.

Afslut din anmodning brev på en høflig og nådig note. Tak modtageren for hendes tid og opmærksom på din anmodning.

7.

Proofread og rediger dit brev til korrekt stavning og grammatik. Dit firma billede afhænger af hvor godt du præsenterer dig selv; hvis du tager dig selv seriøst, vil andre sandsynligvis også.

Tip

• Ring til modtageren, hvis hun ikke har svaret på dit anmodningsbrev inden for fem arbejdsdage.