Sådan bruges lønningssystemet til at udarbejde et budget

Løn og fordele udgør en stor del af de fleste organisationers budgetter, herunder små virksomheder. Det faktiske beløb, der tilbydes på linjeposten for løn og ydelser, kan variere betydeligt afhængigt af en række ukontrollerbare faktorer som uforudsete fratrædelser eller det presserende behov for overarbejde. Små virksomheder kan være mindre i stand til at absorbere uforudsete ændringer end store organisationer på grund af den uforholdsmæssige virkning af hver enkelt medarbejder på hele budgettet. For bedre at kunne regne med udgifter kan små virksomhedsejere bruge lønningssystemet til at beregne en nøjagtig dollarsum for forskellige projicerede budgetscenarier.

1.

Indsamle data for en bestemt periode med analyse. De fleste lønningssystemer skal gøre det muligt for dig at køre en rapport om faktiske lønudgifter for det seneste regnskabsår eller de foregående 12 måneder.

2.

Brug det foregående års data for at få en ballpark-ide om det samlede antal forskellige linjeposter og fordele, såsom sundhedsforsikringskreditter, kørefordringer, overarbejde, godtgørelser, refusioner og præmier.

3.

Beregne de specifikke omkostninger for hver uopfyldt ledig stilling - en position, der ikke var opfyldt i fem uger, ville for eksempel beregnes ved at multiplicere basen ugentlig løn og fordele koster fem og derefter tilføje det samlede beløb for hver position sammen for at få en samlet antal løn og fordele besparelser for det foregående år.

4.

Brug lønningssystemet til at bestemme antallet af ubetalte timer, som medarbejderne har taget i det foregående år. Systemet skal kunne generere en rapport med timebeløbene for hver medarbejder og beregne det samlede beløb i hele virksomheden for det foregående år.

5.

Tilføj den samlede faktiske kostpris for alle lønninger, ydelser og diverse godtgørelser for det foregående år, og fradrag derefter ledige stillinger og ubetalte tid. Dette vil give dig en faktisk, nøjagtig mængde udgifter.

6.

Juster beløbet med enhver forventet løn eller fordele forøges - eller reduceres - og faktoriser eventuelle forventede tilpasninger til stillinger, hvis du for eksempel planlægger at ansætte 10 flere medarbejdere i det kommende år eller fremme bestemte personer. Nogle lønsystemer har mulighed for at beregne sådanne projicerede budgetscenarier ved at justere stillinger i et mock-miljø.

Tip

• Juster dine beregninger for eventuelle usædvanlige faktorer, som du ikke forventer at opleve i det kommende år. F.eks. Hvis CFO-stillingen var ledig i mere end seks måneder, vil antallet af besparelser fra ledige stillinger sandsynligvis være usædvanligt stor - og det vil næppe gentages, hvis du nu har fyldt stillingen.